Bir iş iş akışı, bir şirketin düzenli işlerinde gerçekleşen süreçlerin bir belgelendirilmesidir. Bu iş akışı türü genellikle eylemleri ve sonuçları açıkça gösteren bir grafik kullanılarak gösterilir. Kapsamlı bir iş akışına dahil edilebilecek diğer bilgiler, her bir eylemde yer alan kişileri ve çeşitli görevler için gereken belgeleri veya kaynakları içerir.
Bir iş akışının temel formatı, çeşitli görev veya kararların yerleştirildiği ovaller, dikdörtgenler ve elmaslar gibi birkaç şekil içerir. Her şekil belirli bir bilgi türüne karşılık gelir. Bu şekiller daha sonra, birinden diğerine akışı gösteren düz çizgiler veya oklarla birleştirilir.
İş akışlarının çoğunun amacı, bir şirketin kolay okunur bir biçimde çalışma şeklini çizmektir. Bu çizelge yöneticilere şirketin performans şeklini değerlendirme ve yöntemlerinin ne kadar üretken olduğunu belirleme olanağı sağlar. Zamanın veya kaynakların boşa harcandığı süreçteki kusurlar sıklıkla bir iş akışı biçiminde hızlı bir şekilde tanımlanabilir. Bu konular daha sonra yapılması gereken değişiklikleri göstermek için yeni, daha verimli bir iş akışı hazırlayarak ele alınabilir.
İş akışları birçok şekilde ilerleyebilir. Bazıları tek bir hareket yolunu gösterecektir. Her görev açıkça süreç tamamlanana kadar bir sonrakine götürür. Diğer iş akışları birden fazla son noktaya izin verir. Kararlar, süreç boyunca birden fazla yöne götürülebilen oluşur. İş akışına verilen karar noktalarının sayısına bağlı olarak, çizelgenin birkaç olası sonucu olabilir.
İş akışlarının bir amacı, bir şirketin faaliyetlerini yazılım çözümleriyle bütünleştirmenin en iyi yolunu belirlemektir. Ayrıntılı bir iş akışı, şirket içindeki bilgisayar sistemlerinin ve otomasyonun eklenmesinden faydalanabilecek süreçleri tanımlamaya yardımcı olabilir. Birçok yazılım şirketi bu iş akışını daha sonra söz konusu şirket için özelleştirilmiş bir yazılım sistemi geliştirmek için kullanır. Bir iş akışı, bir şirketin çalışma şeklini ve ihtiyaçlarının ne olacağını tanımlamanın kolay bir yoludur.
Bazı durumlarda, dışarıdaki bir şirket başka bir kuruluş için iş akışı analizini gerçekleştirir. Dış şirket kuruluşun günlük işlevlerini izleyecek ve işlerin nasıl yürüdüğünü analiz edecektir. Ardından şirket, hem mevcut iş akışının hem de verimliliği ve verimliliği artırabilecek önerilen değişiklikleri ayrıntılı bir şekilde bir araya getirecek. Dışarıdan bir bakış sık sık, şirket içindeki kişilerin göremeyeceği kadar kusurları ortaya çıkarabilir.
