Gizli bir çalışan, işverenin firmanın diğer çalışanları ile ilişkileri hakkında tescilli bilgilere erişim hakkı verilen belirli bir şirketle çalışan herhangi bir bireydir. Terimin kökeni, Amerika Birleşik Devletleri'nde Kaliforniya eyaletinin yasalarında, özellikle 1984'te kabul edilen Yüksek Öğrenim İşveren-İşçi İlişkileri Yasası veya HEERA yasalarında bulunur. İnsan kaynakları kapasitelerinde çalışan bireyler en belirgin örneklerden biriyken, gizli bir çalışanın temel profiline uyan herhangi bir şirketteki çalışanlar.
Gizli bir çalışanın sorumlulukları genel olarak çalışanlar için sağlanmayan bilgilere erişimi içerir. Örneğin, bir bölüm başkanının idari asistanı, o bölüm başkanına rapor etmeyen denetçiler hakkında, diğer bölümlerle paylaşılmayan denetçiler hakkında ve hatta aynı bölümdeki diğer çalışanlar için özel olabilir. Benzer şekilde, bir proje yöneticisine, proje ekibine katılmak için seçilen çalışanlar hakkında, aksi takdirde yalnızca insan kaynakları departmanının elinde bulundurulacak verilere erişim sağlanabilir. Paylaşılan verilerin kapsamı çoğu zaman işle ilgilidir, ancak bazı ülkelerde bilgiler, özellikle de güvenlik bir sorun olduğunda, kişisel nitelikte olabilir.
Gizli bir çalışana sağlanan herhangi bir bilginin bilmesi gereken bir temelde olduğu kabul edilir. Bilgilerin kullanımı genellikle belirli görevlerle sınırlıdır, yalnızca kendilerine atanan görevleri başarıyla tamamlamak için bilgiye ihtiyaç duyan bilgileri başkalarıyla paylaşma talimatlarıyla. Gizli bir çalışanın, diğer çalışanlar bu faaliyetlerden haberdar edilmeden önce şirket yaşamındaki bekleyen birleşme veya diğer önemli olaylar hakkında çok şey bilmesi muhtemeldir ve mal sahiplerinin bir duyuru yapmasını seçinceye kadar sessiz kalması beklenmektedir.
Herhangi bir gizli çalışanın sahip olması gereken en önemli özelliklerden biri, özel bilgileri gizlilik içinde ve şirket politikalarına uygun şekilde yönetme yeteneğidir. Bu, iş gücünün bir üyesi hakkında elde edilen bilgilerin, görevlerini yerine getirebilmek için bu bilgiye ihtiyacı olmayan kimseyle paylaşılmadığı anlamına gelir. Çalışanların mahremiyetinin korunamaması, gizlilik ihlali olarak değerlendirilir ve derhal işten çıkarılmalara yol açabilir. Belirli bir ülkede veya başka bir yargı alanında geçerli olan geçerli yasalara bağlı olarak, özel bilgileri yetkisiz kişilere paylaşan çalışan da bu ihlalin sonucu olarak cezai veya hukuki işlem yapabilir.
