Uygun kopyalar, orijinal dokümanın bir kopyasını kopyalamak mümkün olmadığında hazırlanan bir dokümanın tam kopyalarıdır. Temel olarak, bu uygun kopyayı orijinalin yeniden oluşturulmasını sağlar. Bu türden bir kopya olabilmek için, belgede, metinde veya yapısında herhangi bir değişiklik yapılmadan, değişiklikler ne kadar küçük veya önemsiz olursa olsun, orijinalin tüm öğelerini içermelidir.
Uygun bir kopya birkaç örnekte kullanılabilir. Mahkeme sistemleri bu tür belgelerin kullanılmasına izin verir ve genellikle dosyalama amacıyla kullanır. Bu durumda, kopya aynen orijinali gibi yazılır ve oluşturulur. Ayrıca, kenar boşluklarında el yazısıyla yazılan notlar da belgeye dahil edilecektir. Bir mahkeme katibi, herhangi bir tarih dahil olmak üzere iki belgenin tüm yönlerinin aynı olduğundan emin olmak için kopyayı orijinal belgeyle karşılaştıracaktır. Asılda bir hakimin imzası belirirse, hakem uygun kopyayı da imzalayabilir veya hakimin adı girilebilir ve uygun alanlara tarihlenebilir. Karşılaştırma tamamlandığında ve memur, belgelerin birbirinin aynası olduğunu belirlediğinde, kopya basılır ve bir dosyalama tarihi verilir.
İşletmeler de bu formattan yararlanır. Bu, genellikle birden fazla departmanın sözleşmelere ve diğer önemli belgelere erişmesi gerektiğinde geçerlidir. Orijinal imzalı belgeler genellikle güvenli bir yerde tutulurken, uyumlu bir kopya veya kopyalar, kuruluş içindeki farklı bölümler arasında genel kullanım için hazır bulundurulur. Bu yaklaşım, her zaman orijinal imzalı belgenin bir kopyasının el altında olmasını sağlar, ancak müşterilere yardımcı olmak veya işle ilgili görevlerini yerine getirmek için bu bilgilere ihtiyaç duyanlara verilen belgenin şart ve koşullarına geniş erişim sağlar.
Asıl belgede imza sahibi olarak görev yapan aynı kişi uygun bir kopyayı imzalayabilir. Bu mümkün veya pratik değilse, bireyin adı imza alanına girilebilir. Benzer bir şekilde, uygun bir kopyayı onaylamak veya notere tasdik etmek mümkündür. Ancak, bu işlem genellikle gereksiz olarak kabul edilir.
