Bir sözleşme makamı, bu fonlar kullanıma sunulmadan önce bir projeye fon sağlama yetkisine sahip bir kişi veya kurumdur. Bu güçle, insanlar sözleşmelere girebilir ve fonların yolda olduğu güvencesiyle projeler başlatabilir. Sözleşme imzalandıktan sonra resmi bir zorunluluktur ve fonlar sözleşmede belirtilen süre içinde üretilmelidir.
Devlet kurumları, sözleşme makamıyla hareket etmelerine izin verilen en yaygın kuruluşlardır. Bu kurumların, acil sorunların ele alınması veya görevlerin yerine getirilmesi için fonların tahsis edilmeden ve dağıtılmadan önce iş yürütebilmeleri ve fonları garanti altına alarak devlet tarafından desteklenmeleri gerekmektedir. Geçmiş ödenekleri, ne kadar para sağlanacağını belirlemek için bir rehber olarak kullanabilirler ve bütçeler geçmeden önce fon tahsis etmenin yanı sıra, gerektiğinde rehinli fonlama taahhütlerini de aşabilirler.
Bütçeler geliştirilirken ve yürürlüğe girdiğinde, ajanslar fonlamanın nasıl kullanılacağına dair ayrıntılı analizlerle fon talepleri sunar. Ajanslar sözleşme makamlarını fon sağlamak için kullandıklarını ve bu yükümlülükleri yerine getirmek için para gerekeceğini belirtebilirler. Ayrıca harcama ihtiyaçlarını önceden belirlemeye çalışırlar, böylece bütçe geçtiğinde yeterli fon tahsis edilebilir.
Özel sektörde, sözleşme yetkisine sahip bir kişi, bir kişi veya ana şirket adına bir sözleşme müzakere etmeye ve imzalamaya yetkilidir. Bir sözleşme hazırlayan bir devlet kurumunda olduğu gibi, sözleşme makamına sahip siviller, sözleşme müzakere edildiği zaman şahsen fonları üretemezler, ancak yasal makamlarla hareket ettikleri için sözleşme finanse edilecektir. Bir anlaşmazlık varsa, en çok otoritenin kapsamını çevreler. Bir şirket, örneğin, birisine sınırlı bir sözleşme otoritesi verdiğini ve müzakere edilen sözleşmeyi, gereksinimlerini karşılamadığı, çok maliyetli olduğu veya başka sorunları olduğu için reddettiğini iddia edebilir.
Sözleşme yetkisine sahip kişilerle pazarlık yaparken ve sözleşmelere girerken, sözleşmenin geçerli olacağını doğrulamak için bu yetki sınırlamaları hakkında bilgi almanız tavsiye edilebilir. Birinin sözleşme yetkisine sahip olduğunu iddia ettiği için, gerçekten yaptığı varsayılmamalıdır. İşveren veya işveren adına anlaşma yapan sivillerin durumunda, otoritenin hazırlanması gerektiğini kanıtlayan belgeler.
