Maliyet merkezleri olarak da bilinen maliyet havuzları, tümü belirli bir ürün veya hizmetle ilgili olan ilgili maliyet gruplarıdır. Yüksek öğrenim kurumlarının yanı sıra birçok işletme, belirli bir proje veya departmanla ilgili masrafları izlemek için maliyet havuzundan yararlanır. Havuzun arkasındaki fikir, doğrudan ve dolaylı maliyetleri belirli bir maliyet sürücüsü ile ilişkilendirmek, departmanın işletimi ya da verilen bir projenin tamamlanması ile ilgili toplam harcama miktarını belirlemeyi çok daha kolaylaştırmaktır.
Bir maliyet havuzunun tam yapısı değişmekle birlikte, çoğu kuruluş belirli bir projeye atanabilecek sayısal diziler oluşturmayı tercih eder. Genellikle, bireysel maliyet havuzu, sırayla on rakama kadar olacaktır, bu rakamların belirli grupları projeye geri dönmek için kullanılır. Örneğin, maliyet havuzunun ilk dört basamağı, proje üzerinde çalışan belirli bir departmanı tanımlarken, sonraki ikisi projenin kendisini tanımlar. Son dört rakam, iletişim maliyetleri gibi, projeyle ilgili belirli bir alt grupla ilişkili olacaktır.
Maliyet havuzu oluşturulması, bir giderin doğru departman ve proje ile hızlı bir şekilde ilişkilendirilmesini mümkün kılar. Bu nedenle, bir işletme müşterisinin, tedarikçiye, sağlanan mal veya hizmetlerin faturasına referans olarak belirli bir maliyet merkezi veya havuz numarası vermesi alışılmadık bir durum değildir. Havuzu oluşturan karakter dizileri muhasebe departmanına, maliyetleri muhasebe kayıtları içindeki doğru satır kalemine geri yüklemek için gereken bilgileri sağlar.
İstenilen gider kümesini izlemek için bir maliyet havuzu kullanılabilir. Örneğin, bir ulusal satış müdürü kendi yetki alanı altındaki satış bölgelerinin her birine maliyet merkezleri veya havuzlar atayabilir ve böylelikle coğrafi bölgelere göre bölme giderlerinin azaltılmasını mümkün kılabilir. Maliyet havuzları, tek bir projeyle ilgili belirli harcama gruplarını tanımlamak için kullanılabilir, böylece büro malzemelerine ne kadar harcandığını, konferans aramaları gibi telekomünikasyon ihtiyaçları için ne kadar harcandığını ve proje bütçesinin ne kadar olduğunu kolayca belirleyebilir Tüketici anketleri için harcandı.
En iyi avantaj için kullanıldığında, bir maliyet havuzu muhasebe görevini büyük ölçüde kolaylaştırır. Karakter dizisi, masrafların nasıl uygulanacağını araştırarak çok fazla zaman harcamak zorunda kalmadan, belirli masrafları belirli bir proje ile ilişkilendirmeyi kolaylaştırır. Muhasebe departmanı, hangi departman veya projeye hangi merkezin atandığını bildiği sürece, ücretleri hızlı ve verimli bir şekilde uygulamak mümkündür.
