Resmi belgelerde okumak için gereken minimum güvenlik seviyesini gösteren bir dağıtım bildirimi bulunmaktadır. Çoğu kişi bir dağıtım ifadesinin yalnızca askeri veya devlet belgelerinde bulunabileceğini varsaysa da, durum böyle değil. Çok sayıda özel kuruluş, özellikle de büyük şirketler, bankalar ve araştırma firmaları da bu ifadeleri kullanmaktadır. Bilgi güvenliği için birçok farklı yöntem mevcut olmakla birlikte, çoğu sistem beş seviyeli Amerikan askeri sistemine, dört düzeyli iş sistemine veya dört düzeyli örgütler arası sisteme dayanmaktadır.
Dağıtım beyanı genellikle belge üzerinde çok belirgindir. Bir kapak sayfası varsa, ifadenin sayfanın hem altına hem de altına yazdırılması nadir değildir. Belgede, dağıtım ifadesi genellikle başlık bilgileri arasında ilk sayfanın başında bulunur. Bu belirgin pozisyonlar, mal sahiplerine, belgeyi okuyan herkesin uygun izne sahip olacağına veya kasıtlı olarak ifadeyi dikkate almayacağına dair teminat verir.
En iyi bilinen dağıtım bildirimi türlerinden biri, Amerikan ordusu ve diğer birçok Batı askeri grubu tarafından kullanılan beş seviyedir. En yüksek seviye olan Top Secret, yani yalnızca en yüksek temizleme seviyesine sahip kişiler dokümanı okuyabilir. Daha sonra güvenlik seviyelerinde aşağı iner: Gizli, Gizli, Sınırlı ve Hassas ancak Sınıflandırılmamış. Son seviye Sınıflandırılmamış ve herkese açık.
Birçok işletme benzer bir dağıtım bildirimi sistemi kullanır. Temel sistem en üst düzeyde Gizli, ardından Özel, Hassas ve Kamu. Çoğu durumda, bu sistem devlet versiyonundan daha rahattır. Öte yandan, bir işletme hükümet veya ordu ile yoğun bir şekilde çalıştığında, benzer bir güvenlik sistemi benimsemeleri nadir değildir. Bu, özellikle şirket içindeki insanlar normal işlerinin bir parçası olarak devlet güvenlik yetkisine sahip olduğunda yaygındır.
Son ortak sistem en iyi trafik ışığı güvenliği olarak bilinir. Bu sistem çoğu insanın belirli renklere ait yerleşik bir bakış açısına sahip olduğu prensibiyle çalışır. Bu sistemde, kırmızı belgeler yalnızca en üst düzeyde kullanılabilir durumdadır. Yellow daha geniş bir kitleye sahip ve kuruluştaki herkes için yeşil belgeler mevcut. Son renk, beyaz, halka açıktır.
Bu sistem, farklı organizasyonlar bir proje üzerinde birlikte çalışırken yaygındır. İki farklı güvenlik sistemini entegre etmeye çalışmak yerine, trafik ışığı seçeneği yerine kullanılır. Bu sistem aynı zamanda işbirliği yapan kuruluşlar aynı dili konuşmadığında iyi çalışır, çünkü yazılı bir dağıtım ifadesi yanlış yorumlanabilir. Tek kısıtlama, bireyin ülkenin çeşitli renkleri algılamasıdır.
