Genellikle bir belge bir kişiye verildiğinde, belgeyi sunan kişinin borsanın kaydını tutma ihtiyacı veya belgenin alıcıya verildiğine dair güvenli bir kanıt sağlama ihtiyacı vardır. Bu nedenlerden dolayı, diğerleri gibi, bir belge makbuzu sıklıkla yaratılır ve alıcı tarafından imzalanması gerekir. Bir belge makbuzu için standart bir form olmamasına rağmen, çoğu belgenin adını, alıcıya verilen tarih ve saati ve belgenin alınmasını kabul eden kişinin imzasını içerir.
Belgenin onaylanmış veya kayıtlı posta göndermek gibi bir belgenin alındığına dair güvence verilmesine veya kanıtlanmasına yönelik başka yöntemler olsa da, bazı durumlarda bu yöntemler pratik değildir veya tercih edilmez. Resmi bir imza kartı veya makbuzun olmaması durumunda, örneğin sertifikalı bir mektup veya paket için iade makbuzu gibi bir belge makbuzu kullanılabilir. Örneğin, özel bir kurye servisi kullanılıyorsa veya bir belge elden teslim ediliyorsa, bir belge makbuzu bulunmadığına dair teslim kanıtı olmayabilir.
Belge makbuzunun kullanımı çoğunlukla yasal belgeler için kullanılır; ancak, herhangi bir belge türü için bir belge makbuzu kullanılabilir. Yasal alanda, bir belgeye yapılan son dakika değişikliğinin bir müşteriye teslim edilmesi gerekebilir veya geleneksel posta hizmetini beklemenin lüksü olmayan bir mahkemeye açılan acil durum hareketi gerekebilir. Çoğunlukla, bir gecede posta bile olsa belgeyi zamanında gideceği yere ulaştırmaz. Sonuç olarak, özel bir kurye servisi ya da şahsen teslim edilen belge kullanılabilir. Daha sonraki bir tarihte makbuzla ilgili bir anlaşmazlık olması durumunda teslimatın bir kaydı gerekli olabilir.
Gayrimenkul sektörü, belge girişinin sıkça kullanılabileceği bir başka alandır. Satın alma teklifleri genellikle zamana duyarlıdır. Bir teklif bir satıcıya fakslanabilse de, teklif kabul edilirse, taraflar genellikle özel bir kurye servisi gibi hızlandırılmış bir teslimat yöntemi kullanma ihtiyacını gerektiren orijinal bir imzalı kopya isterler. . Makbuz belgesi, belge makbuzu kullanılarak gerçekleştirilir.
Bir belge makbuzu ayrıntılı ya da istediği taraf kadar basit olabilir. Kural olarak, teslim edilen belgenin adını ve kısa bir tanımını, sayfa sayısını, tarih ve saati içerecek ve belgeyi almayı kabul eden kişinin adı ve imzası için bir boşluk bırakacaktır. Makbuz sadece belgeyi ihaleye alan kişi için bir kayıt olarak kullanmakla kalmaz, aynı zamanda gelecekte belgenin alındığı zaman veya hatta alındığında bile bir anlaşmazlık veya dava olması durumunda gerekli olabilir.
