Belgesel koleksiyonu, ithalatçı ve ihracatçıların ödemeleri kolaylaştırdığı bir süreçtir. Süreci başlatmak için, ihracatçılar kendi ülkelerindeki bir bankaya girmekte ve nakliye ve diğer ihracat maliyetlerini temsil eden tahsilat belgeleri sunmaktadır. Belgeler, ithalatçıların yaşadığı bir bankaya ulaştıktan sonra, ithalatçılar bankalarını öder ve parayı ihracatçılara ödeme yapan ilk bankaya iade eder. Bu süreçte, bankalar yalnızca belgeleri göndermek ve para toplamaktan sorumludur. İthalatçılar belgesel koleksiyonunda ödeme yapmazlarsa veya ödemeyi reddederlerse, istenirse bankalar ihracatçı adına dava açabilir, ancak bankalar bu talebi reddedebilir.
Maddeler sevk edilinceye kadar genellikle ithalatçılar ve ihracatçılar arasında para aktarılmaz. Zamanı geldiğinde bu ödemeyi yapmanın bir yolu belgesel koleksiyonudur. İhracatçılar yerel bir bankayı ziyaret eder ve menşe belgesi, konşimento ve nakliye ve ihracat masraflarıyla ilgili diğer belgeleri sunar. Bu banka daha sonra belgeleri ithalatçılara yerel bir bankaya iletir.
Belgeler iletildikten sonra, ithalatçılar yerel bankalarını ziyaret eder ve bankaya nakliye ücretlerini öder. Banka ayrıca, ithalatçıların ithal edilen mallara yasal olarak sahip olmaları gereken unvan belgelerine de sahiptir. İthalatçılar nakliye masraflarını ödediğinde, banka parayı ihracatçı bankasına iletir.
İthalatçılar ve ihracatçılar arasında kullanılan bazı kredi belgeleri ile ilgili bankalar tarafların ödeyeceği garantisini vermektedir. Bir belgesel koleksiyonu kullanıldığında, bankalar böyle bir garanti vermemektedir. Bu teminat eksikliği, para kaybettirmelerini daha az muhtemel kılar, bu nedenle bu belge genellikle diğer kredi belgelerinden daha ucuzdur ve bu da güvenilir taraflar arasında ortak kullanımına yol açar. Aynı zamanda, birbirleri için yeni olan taraflar arasındaki bu ödeme şeklini kullanmak kötü bir fikir olabilir, çünkü bir garantinin olmaması ihracatçının para kaybetmesine neden olabilir.
Bankalar ödeme alma konusunda garanti vermezken, ithalatçıları belgesel tahsilatını ödemeyi reddettiği için dava edebilirler. İthalatçılar paralarını kullanmak istemedikleri veya ithal edilen ürünleri kabul etmek istemedikleri için ödemeyi reddedebilir; Nedeni ne olursa olsun, bankalar ödeme yapmadıkları için dava açabilirler. Bu sadece bu süreci başlatmak zorunda olan ihracatçılar adına yapılır. İhracatçılar onlardan istemedikçe bankalar dava açmayacak ve hatta bazı bankalar bu talebi reddedebilir.
