Kolaylaştırıcı, bir toplantıyı veya etkinliği mümkün olduğu kadar etkin ve verimli hale getirmek için koordine eden ve yöneten kişidir. İş dünyasında, kolaylaştırıcılar geri çekilmeleri ve konferansları ve düzenli toplantıları idare edebilirler. Bir grubun tüm üyelerinin duyulmayacağına dair endişeler varsa veya tartışma veya tartışmanın ortaya çıkabileceği ortamlarda özellikle faydalı olabilirler. Örneğin, kolaylaştırıcılar, her iki tarafı da tatmin edecek bir çözüme ulaşmalarına yardımcı olmak için meslektaşlar arasındaki bir anlaşmazlığa aracılık edebilir.
Bazı şirketler, şirket için çeşitli faaliyetlerin organizasyonu ile başa çıkmak için personel üzerinde bir veya daha fazla kolaylaştırıcı bulundurur. Kolaylaştırıcı tarafsızdır ve yalnızca iletişim kurmak ve iletişimi toplantı boyunca açık ve etkili tutmak için çalışır. Bazı durumlarda, bu kişi şirket geçmişi hakkında hiçbir bilgiye sahip olmayacağından ve ayrıca belirli bir sonuç için kazanılmış bir ilgiden yoksun olduğu için yabancı bir kişi daha etkili olabilir.
Kolaylaştırıcı alanı düzenleyebilir, toplantının zamanlamasını planlayabilir ve toplantı sırasında dağıtım ve tartışma için materyalleri kopyalayabilir. Kolaylaştırıcılar, toplantıdaki amaçlarını tartışmak için toplantıdan önce tüm taraflarla özel olarak görüşebilir ve bu bilgileri yargılama sırasında tavsiye ve yardım sağlarken göz önünde bulundurabilirler. Amaç, herkesin toplantıya memnun kalmasını, tüm hedeflerine ulaşıp ulaşmadıklarını ya da adil bir şekilde duyulma şanslarını bulmalarını sağlamaktır. Bu kişi bir sandalye gibi davranabilir veya gerekirse oturabilir ve içeri girebilir, ancak başkalarının kendi toplantılarını yapmasına izin verebilir.
Toplantıya katılanlar, yararlı olacağını düşündükleri takdirde kolaylaştırıcı hizmetlerini talep edebilirler ve bazı durumlarda bir şirket bunun kullanılmasını isteyebilir. Üçüncü bir tarafın gerekli olduğu durumlarda, şirket kolaylaştırma hizmetlerinde uzmanlaşmış çeşitli özel şirketler arasından seçim yapabilir. Bazı firmalar, yazılım geliştirmeden uyuşmazlıkların çözümüne kadar belirli türden toplantı ve konularda hizmet sunabilir.
Kolaylaştırıcı olma niteliği endüstri ve iş türüne göre değişebilir. Birçoğunun endüstri deneyimi vardır ve bazıları danışmanlık veya kolaylaştırma programlarından mezun olabilir. Diğerleri, iş ve ilgili alanlarda dereceler, toplantılara uygulayabilecekleri deneyime sahip olabilir. Kolaylaştırma firmaları kendi personellerini atölye çalışmalarında ve geri çekilmelerde eğitebilir ve bu kuruluşların bazıları bir kurs için para ödemeye razı olan dışarıdan stajyerleri kabul edebilir.
