Resmi bir organizasyonel yapı, bir organizasyon tarafından benimsenebilecek bir tür yapılandırılmış ve planlanmış bir organizasyonel yapıyı ifade eder. Bu örgütsel yapı, herhangi bir tür resmi yapıya uymayan gayrı resmi bir yapının tam tersidir. Adından da anlaşılacağı gibi, resmi bir organizasyon yapısı organizasyondaki operasyonların sırası ile ilgilidir. Bireylerin işyerindeki rollerini tanımlamaya çalışır ve belirlenen rollere uymalarını bekler.
Resmi bir örgütsel yapının niteliklerinden biri, örgüt içindeki bireylerin rollerini hiyerarşik bir şekilde, üstten alta ayırmasıdır. En üstteki pozisyon organizasyondaki en önemli şahıs için ayrılmıştır. Bu önem düzeyi, aşağı yukarı doğru basamaklanır ve başarılı bireylerin yanı sıra çeşitli ofislerinin koşullarını oluşturan unsurları tanımlar. Örneğin, birçok iştiraki olan bir şirket, organizasyondaki en önemli yönetici olan bir Genel Müdür'e (CEO) sahip olabilir. Çeşitli şubelerin şubelerinden sorumlu yöneticileri olabilir, ancak yine de CEO'ya cevap vermeleri gerekir. Her şube, şube yöneticilerinin üst düzey yöneticiler, ardından çeşitli bölüm başkanları, ardından denetçiler vb. Olacakları resmi bir organizasyon yapısına sahip olacaktır.
Bir şirkette resmi bir örgütsel yapı oluşturma amacı, bireylerin çeşitli durumlarda kendilerinden ne beklendiğini bilmemesi durumunda ortaya çıkacak karmaşayı önlemektir. Resmi bir organizasyon yapısının kurulmasının bir başka nedeni de şirketlerin daha düzenli, organize ve etkili olmalarıdır. Ancak resmi bir kurumsal yapı çoğu iş modeline uygulanabilir; daha çok çalışanı ve bölümü olan büyük kuruluşlar tarafından kullanılır.
Resmi bir örgütsel yapı bir şirketi daha etkili hale getirebilse de, dezavantajları da vardır. Çeşitli bölümler ve liderlik seviyeleri, her önemli karar alma sürecini sıkıcı hale getirebilecek bir tıkanıklık yaratır. Örneğin, bir üretim tesisindeki işçiler herhangi bir şikayet türüne sahipse, genel bir denetleyiciye sahip olabilecek derhal bir denetleyicisinden geçmek zorunda kalacaklar. Genel denetçi şikayeti, insan kaynakları departmanına iletebilecek olan fabrika müdürüne iletir. Daha sonra, insan kaynakları departmanı şikayeti inceleyecek ve daha sonra bölge müdürüne iletecek olan şube müdürüne iletip iletmeyeceğine karar verecektir. Bu sıkıcı süreç şikayet merkeze ulaşana kadar devam eder ve aynı süreçten CEO'ya ulaşana kadar devam eder.
