Bir organizasyon şeması, bir grafik formatta şirketteki her bir pozisyonun rolünü ve rolü dolduran çalışanın adını gösterir. Organizasyon şemaları çeşitli formatlarda birleştirilebilir. Bu formatlardan biri, iş veya pozisyon amacıyla şirket içindeki pozisyonları düzenleyen fonksiyondur.
Şirket hiyerarşisi, organizasyon şeması içinde düzenlenmiştir. Her hiyerarşik seviye, şirketin etkili ve verimli bir şekilde çalışması için ihtiyaç duyduğu organizasyonun yapbozunu veya yapısını temsil eder. Şirketin seviyelerini fonksiyonel bir organizasyon şemasına yerleştirerek, grafiğin yaratıcısını şirketteki her birime ve her bir departmanda çalışan her bireye kesin ve net roller atamasına izin verir. İşlevsel organizasyon şemasının izleyicisinin, işletmedeki pozisyonları ve her bir alanın hangi özel amacı veya işlevi yerine getirdiğini kolayca görmesini sağlar.
İşlevsel bir organizasyon şeması pazarlama, insan kaynakları, operasyonlar, satış ve araştırma ve geliştirme gibi bölümlere ayrılmış gibi görünebilir. Bu tam da bu tür örgütsel yapıların işleyiş şeklidir. İşletmenin bir yönünü bütün bir bölüme ayırır, böylece pazarlama bölümü ve pazarlama bölümündeki rollerin tümü, şirketin tanıtımını ve pazarlanmasının ortak hedefine yönelik çalışır.
İşlevsel bir organizasyon şeması düzenlemenin yararı, şirket için çalışan tüm çalışanların anlamasını kolaylaştırmasıdır. Bu tür bir yapı ayrıca, bölüm içinde ve dışında çalışanlar için açık ve net olmak üzere işlev, rol veya bölümün amacı veya amacına odaklanır.
Başka bir deyişle, pazarlama departmanında çalışan çalışanlar şirketteki rollerini bilir ve anlar. İşlevsel organizasyon şeması içinde, işleve giren alt kategoriler veya alt uzmanlıklar da olabilir. Pazarlama departmanını kullanarak, bir çalışan baskı pazarlamaya, diğeri sosyal medya pazarlamaya odaklanabilir. Pazarlama departmanındaki bireysel çalışanlar belirli bir ürüne veya ürün hattına bile odaklanabilir.
İşlevsel bir organizasyon şemasının birincil dezavantajı, departmanlar ve çalışanlar arasında ayrım çizgileri oluşturabilmesidir. Herkesin şirketi başarılı kılmak için ortak bir amaç için çalışmasını sağlamak yerine, “işim bu değil” zihniyeti çalışanların kafasına girebilir. Buna karşılık, bu bölümler arasında bir çatışmaya neden olabilir.
