Bir fon bakiyesi, varlığın hesaplanması ve borçların çıkarılması yoluyla bulunan herhangi bir zamanda fonun net değeridir. Bu, bir kuruluşun para kullanımını şeffaf hale getirmek ve yasal talimatlara uymak için belirlenmiş bir amaç için fon oluşturduğu bir yaklaşım olan fon muhasebesinde özellikle önemli olabilir. Devlet kurumları ve akademik kurumlar bunu burs ve kamu işleri projeleri için ödeme yapmak gibi faaliyetler için yaparlar.
Bir fondaki varlıklar, mevcut varlıkların yanı sıra mevduatları da içerebilir. Borçlar masrafları ve para çekme işlemlerini içerir. Fon muhasebesinde, muhasebeciler paranın nasıl girdiğini ve fondan nasıl ayrıldığını gösterebilmeli, nasıl kullanıldığını göstermek için belgeler sağlamalıdır. Basit bir örnekte, bir üniversitenin öğrenci etkinlikleri için bir fonu olabilir. Dönem başında, öğrenci organizasyonları ücretlendirmek için fona ödeme yaparlar ve dönem etkinlikleri finanse etmek, konuşmacılar, ulaşım, yemek ve benzeri şeyler için ödeme yapmak için ilerledikçe bir dizi ödeme yapılır.
Bazı fon muhasebesi biçimlerinde, son fon bakiyesi sıfır olmalıdır. Bu, fonun kendisine ödendiğini ve tüm ödemelerin fonla ilgili olduğunu göstermektedir. Fonların geride bırakılması, bu, fona yapılan aşırı ödemelerin veya her şeyin tamamen dağıtılmaması anlamına gelir. Fonun borç para alması gerekiyorsa, yeterli miktarda fon kullanılmıyordur veya uygun bir şekilde kullanılmamaktadır. Örneğin yıllık bir burs fonu, net sıfır bakiyesiyle bitmelidir.
Fon bakiyesini hesaplamak genellikle nispeten kolaydır. Henüz kaydedilmemiş varlık ve yükümlülükleri görmek için kitaplara erişebilmek gerekir. Örneğin, bir fon temettü ödemesi nedeniyle yatırım içerebilir ve bu fon bakiyesini artırabilir. Aynı şekilde, fonda henüz netleşmemiş olağanüstü çekler de olabilir. Varlıklar ve borçlar eklenmesinin yanı sıra, yetkisiz ödemeler gibi sorunları kontrol etmek için fonların hareketini denetlemek de mümkündür.
Kamu kuruluşları durumunda, fonlarla ilgili kamuya açıklama yapılmalıdır. Herkes kitapları ve muhasebe bilgilerini inceleyebilir ve mevcut bir fon bakiyesi ve hesap ekstresi isteyebilir. Bu saydamlığı kolaylaştırır, kurumların halkın herhangi bir şüpheli aktivitesini görebileceğinin farkında olmalarını sağlar. Fon faaliyeti gerekli asgari dengeyi sürdürmemek gibi yasal ihlaller içeriyorsa, ilgili taraflar kuruluşun yasal düzenlemelere uyum sağlaması için dava açabilir.
