Muhasebe defteri, işletme veya kişisel finansman kayıt tutma işlemlerinde kullanılan tüm hesapların eksiksiz bir kaydıdır. Genellikle insanlar muhasebe defterine genel bir defter diyorlar ve bir muhasebeci veya muhasebeci bunu bir muhasebe günlüğü ile birlikte kullanıyor. Günlük, finansal işlemlerin günlük kaydıdır ve genel muhasebe defteri farklıdır çünkü bir muhasebeci işlemleri hesap adlarıyla kaydeder. Genellikle, bir genel muhasebe beş sınıflandırmaya sahiptir: varlıklar, giderler, borçlar, malvarlığı ve özkaynaklar.
Genel olarak, dergi ve defter için sayfa düzeni farklıdır. En yaygın genel muhasebe, borç ve alacak işlemleri ve borç veya alacak bakiyesi için sütunları olan dört sütunlu bir tasarımdır. Diğer sütunlar giriş tarihini, günlük girişiyle koordine edilen kayıt referansını ve öğenin veya işlemin açıklamasını kaydeder. Gönderme referansı veya Gönder. Ref., Girişin kaydedildiği günlük sayfa numarasıdır ve girişleri çapraz kontrol etmek için önemlidir.
Muhasebe defterinin avantajlarından biri, muhasebeciye finansal durumun bir anlık görüntüsünü vermesidir. Dergiden farklı olarak, defter çalışan bakiyeyi korur. Bir işletme sahibi, dergi girişlerini aramadan belirli bir kategorideki işlemleri görebilir. Örneğin, bir kişi şirketi ile ne kadar müşterinin ödenmemiş faturalarının olduğunu görmek isterse, defterdeki Varlıklar başlığı altında Alacak Hesaplarını kontrol edecektir.
Kayıt, tarih, açıklama ve parasal tutarların deftere günlükten kopyalanması işlemidir. Tipik olarak, bir muhasebeci, bir günlük girişinin kayıt referansını, genel deftere bir günlük girişi yayınladığının bir göstergesi olarak kullanır. Örneğin, bir kişi günlük girişlerini muhasebe defterine kaydederken bir kahve molası verirse, deftere nakil referanslarını karşılaştırarak neyin tamamlandığını kolayca bulabilir. Düzgün yapılırsa, tamamlanan kayıtların kayıt girişleri olur. Eksik girişlerin kayıt referans numarası bulunmayacak.
Muhasebe defterindeki diğer önemli işaretler, bir hesabın kapatılıp kapatılmadığını ve hesaba başka durumlar uygulanıp uygulanmadığını gösterir. Bazen bir muhasebeci defterde ayarlama veya düzeltme yazarak muhasebe hatalarını gösterir. Bakiye başka bir sayfaya aktarıldığında, muhasebeci sayfaya bakiye yazar. Bu gösterimler sürecin bütünlüğü için önemlidir.
