Bir toplantı sistemi, toplantılar, konferanslar veya diğer bireylerin toplantılarının daha sorunsuz gitmesini, karşılıklı olarak kabul edilebilir kararlar almasını veya başka bir amacı gerçekleştirmesini sağlamak için kullanılan bir tekniktir. Şirketlerin, grupların veya devlet kurumlarının toplantıları etkin bir şekilde kolaylaştırması için mevcut olan birçok farklı toplantı sistemi vardır. Kullanılan toplantı sistemine genellikle bir şirketin yönetimi tarafından karar verilir veya bir grup içindeki çoğunluk oyu ile karar verilir. Bir sistem yapılandırılabilir veya yapılandırılamaz ve genellikle belirli kurallar ve zaman kısıtlamaları ile bağlanır.
“Robert'ın Düzen Kuralları” birçok şirket ve parlamento organı tarafından kullanılan ortak bir toplantı sistemidir. Sistem 20. yüzyılın başlarında geliştirilmiştir ve bir toplantının nasıl yapıldığına dair bir dizi kural kullanmaktadır. Robert’ın Düzen Kuralları’nda yapılan toplantılarda genellikle olayları denetleyen bir başkan veya başkan bulunur. Kurallar kimin konuşacağını, o kişinin ne kadar konuşacağını, maddelerin ne şekilde oylanacağını ve toplantıdaki olayların düzenini yönetir. Sistem bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamak için değiştirilebilir veya onu kullanan bir kamu kuruluşu tarafından değiştirilebilir. Bu tür bir sistemin avantajı, uzun tartışmaların toplantılarda tekelleşmesini engellemesinin ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için düzenli bir süreç sağlamasıdır. Dezavantajı ise kuralların karmaşık ve uzun olması ve bu nedenle birçok çalışanın tüm sisteme aşina olmaması olabilir.
Açık alan, daha az yapılandırılmış olan bir toplantı sistemidir ve genellikle bir şirket tarafından konferansta, geri çekilmede veya hatta haftalık personel toplantısında kullanılır. Bu sistem altında, katılımcılara başlangıçta bir amaç veya çoklu amaçlar sağlanmıştır. Daha sonra katılanlar gruplara ayrılır ve etkinlik boyunca hedefe ulaşmaya çalışmak için yaratıcı süreçler kullanır. Bir açık alan toplantı sistemi, sürece dahil olan çalışanların veya katılımcıların çoğunun alınmasında etkilidir, ancak bu sistemdeki yapı eksikliği her şirket için uygun olmayabilir.
Birden fazla coğrafi konumda çalışanı olan şirketler genellikle bir çevrimiçi toplantı sistemini kullanabilir. Web siteleri veya yazılım programları, bir kişinin Internet üzerinden bir toplantıya ev sahipliği yapmasına izin verir. Bu programlar genellikle konulara karar vermek için kullanılabilecek ve katılımcıların İnternet sohbeti veya ses teknolojisi ile katılmalarına izin veren bir oylama sistemine sahiptir. Toplantı sahibi bu toplantı sistemini katılımcılardan gelen telefon çağrılarını kapatmak ve etkinliklerin sırasına ve ne zaman konuşabileceğine karar vermek için kullanabilir. Bu sistemler genellikle kullanıcıların PowerPoint sunumları yapmalarına, video göstermelerine ve ekran paylaşım teknolojisini eğitim amaçlı kullanmalarına ve diğer toplantı hedeflerine ulaşmalarına izin verir.
