Bordro kayıtları, belirli bir bordro dönemi ile bağlantılı tüm kesintileri kaydeden basılı veya elektronik belgelerdir. Maaş bordrosuna dahil edilen detay, brüt maaş ve ücretlerin nasıl hesaplandığını, maaş bordrosunda her çalışan için yapılan indirim türlerini ve her bir kesinti miktarını doğrulamayı mümkün kılar. Bir bordro kaydı normal olarak çok sütunlu bir biçimde yapılandırılmıştır ve bu da verileri büyük bir sıkıntı çekmeden kolayca anlamanızı sağlar.
Maaş bordrosu brüt maaş üzerinden yapılan vergi indirimlerini kaydeder. Çoğu ülkede, sicil o döneme ait ücretten kesilen federal vergi miktarını içerecektir. Ulusal sağlık sistemi veya bir tür devlet destekli emeklilik programı gibi başka federal kesintiler yapılması durumunda, bu rakamlar satır öğeleri olarak da listelenmiştir. Eyalet vergileri veya yerel vergiler bu yargı bölgeleri tarafından da değerlendirildiğinde, işverenler normal olarak çalışan adına bu tutarları keser ve bu rakamları muhasebe bordro sicilinde sıralar.
Vergiler ile birlikte, bir maaş bordrosu da diğer uygulanabilir kesintileri listeleyecektir. Örneğin, çalışan herhangi bir sebepten dolayı bir garnitür altındaysa, bu tutar brüt ücretten bir indirim olarak listelenir. Çalışanın kazançlarının bir kısmını tasarruf hesabına koymak için doğrudan mevduat kullandığı durumlarda, bu detay da ortaya çıkacaktır. Çalışan maaş veya ücretlerde avans aldıysa, bu avans için yapılan her ödeme sicilden bir indirim olarak görünecektir.
İşveren tarafından sunulan çeşitli menfaatler için indirim gibi satır kalemleri de bordro kaydında görünecektir. Örneğin, işveren, çalışanın primin bir yüzdesini ödediği sağlık sigortası kapsamını sağlıyorsa, bu yüzde için indirim bordro sicil formuna kaydedilir. Benzer şekilde, çalışan işveren tarafından sunulan herhangi bir tür emeklilik programına katkıda bulunuyorsa, bu kesintiler de belge üzerinde satır öğeleri olarak gösterilecektir.
Günümüzde, bordroları işlemek için kullanılan muhasebe yazılımı normal olarak bordro istenen süre için tamamlandığında bir bordro kaydı yapabilmektedir. Ek olarak, yazılım istenen herhangi bir süre için bir kayıt raporu oluşturmayı mümkün kılar. Bu, raporun tek bir ödeme dönemini kapsayabileceği veya tüm bir ay, çeyrek, altı aylık veya yıllık bir dönemle ilgili verileri eşit derecede derleyebileceği anlamına gelir. Herhangi bir süre için kolayca kayıt oluşturma yeteneği, denetçilerin yanı sıra, memurların uzun süre boyunca maaşlar, ücretler ve avantajlarla ilgili maliyetlere yakından bakmak istediklerinde özellikle yararlı olabilir.
