Bir personel yönetimi bilgi sistemi, insan kaynakları çalışanlarının bir işletme veya kuruluştaki çalışanlarla ilgili verileri izlemek ve düzenlemek için kullandıkları bir dizi prosedür ve uygulamalı teknolojidir. Bu bilgiler bordro kayıtlarını, vergi belgelerini ve sağlık sigortası gibi atanmış yardımların kayıtlarını içerebilir. Diğer çalışan bilgileri genellikle periyodik performans değerlendirmeleri için personel yönetimi bilgi sisteminde tutulur. Bu kayıtlar genellikle ilgili endüstri sertifikalarının özgeçmişleri ve kopyalarıdır. İnsan kaynakları yönetiminin bu alanı hem bir bilgisayar yazılımı programının hem de ilgili verilerin girilmesi ve güncellenmesi için rutin uygulamaların kullanılmasını gerektirir.
Çok sayıda çalışanı olan işletmeler, tüm bu bilgilerin doğru kayıtlarını tutmak için genellikle ayrı bir insan kaynakları (İK) departmanına ihtiyaç duyarlar. Bir personel yönetimi bilgi sistemi ile çalışmak hem teknolojiyi iyi kavramasını hem de gerekli verileri hızlıca alabilmesini gerektirir. Bu insan kaynakları görevleri için tasarlanmış bir yazılım paketi tipik olarak, farklı bilgi gruplarını içeren bağlantılı veri tabanlarından oluşur. Bir veritabanı, örneğin, vergilendirilen vergilerle ilgili bilgiler içeren başka bir veritabanına bağlı yayınlanmış maaş kayıtlarını içerebilir. İK personeli bu işgücü bilgilerini güncel ve doğru tutmaktan sorumludur.
Verilerin bir personel yönetimi bilgi sisteminde düzenli olarak tutulmasına ek olarak, İK personelinin de belirli bilgileri alan belirli sorgular gerçekleştirmesi gerekir. Yüklenen sistemin türüne bağlı olarak, bu bilgileri yapılandırılmış sorgu dili (SQL) veya benzer bir veritabanı programlama dili gibi komutlarla sorgulayabilirler. Diğer insan kaynakları yönetimi yazılımı türleri, formları, tabloları, çizelgeleri ve raporları oluşturma ve saklama özellikleri içeren grafiksel kullanıcı arayüzlerine sahiptir. Bir personel yöneticisi çalışan özgeçmişlerinin ve benzer belgelerin taranmış kopyalarını saklamak istediğinde, bilgi sistemi genellikle aranabilir elektronik kopyalar oluşturmak için optik karakter tanıma (OCR) özelliğini içerir.
Bir personel yönetimi bilgi sisteminin, bir işletmenin işe alma ve işten çıkarma uygulamalarında da önemli bir rolü vardır. Birçok şirket, belirtilen anahtar kelimeler için özgeçmişleri taramak için bu tür programın OCR özelliklerini kullanır. Özgeçmişlerinde anahtar kelime eşleşmesi olan adaylar, genellikle röportaj daveti alma şansını arttırır. Bazı işletmeler bu teknolojiyi, çalışanların tamamlamış olduğu yeni sertifikaları, özellikle de ücretli eğitim olarak sayılanları izlemek ve kaydetmek için kullanır. Disiplin cezası veya danışmanlık alması gerekebilecek işçiler sık sık İK departmanındaki elektronik personel dosyalarında saklanan bu bilgilerin kaydını tutarlar.
