Önleyici bir eylem, bir sürecin kusuruna veya zayıflığına değinmek için alınan herhangi bir önlem olup, bu sürecin sonuçlarına ciddi şekilde zarar verme etkisine sahiptir. Bu strateji çeşitli ortamlarda kullanılabilir ve tipik olarak bir operasyonun mümkün olan en yüksek verimlilik derecesi ile çalışmasını sağlamak için yönetim çabalarını içerir. Proaktif bir araç olarak, önleyici eylemler ortaya çıkmadan önce olası sorunları tespit etmeye, sorunu en aza indiren veya ortadan kaldıran değişiklikler uygulayacak ve üretimin herhangi bir kötü etki olmadan devam etmesine izin verecek.
Önleyici faaliyetin kaynağı herhangi bir sayıda kaynaktan gelebilir. Bir yönetim ekibi, üretim sürecinde toplanan verileri kullanabilir ve gelişmekte olan bir sorunu önlemek için ele alınması gereken bazı faktörleri tanımlayabilir. Zaman zaman, doğrudan üretim sürecine dahil olan çalışanlar, işlemi olumsuz yönde etkileyebilecek ve bu olumsuz etkiyi önlemek için bir yönetici ile birlikte çalışabilecek bir şey fark edebilir. Müşteriler bile bazen yönetim ekibinin bir ürünün bir yönüne veya ürünün üretilme biçimine daha yakından bakmasına ve bu müşteri önerilerini içeren bir eylem süreci geliştirmesine yol açan önerilerde bulunabilir.
Her türlü iş ortamında önleyici eylem yapılabilir. Sürecin temelleri, bir şekilde üretimi yavaşlatma ya da kaliteyi düşürme potansiyeli olan bazı faktörlerin tanımlanmasını içerir. Potansiyel sorunun kök nedeni belirlendikten sonra, problemi ortadan kaldıracak olası çözümleri beyin fırtınasına başlatmak mümkündür. Bu çözümlerin her biri daha sonra uygulandığında bir veya daha fazla ilave sorun yaratılıp yaratılmayacağını belirlemek için bir simülasyon sürecinden geçirilir. Mümkün olan en iyi çözüm tanımlandıktan sonra uygulanır ve operasyon aynı hatta muhtemelen daha yüksek seviyede üretim ve verimlilikle devam edebilir.
Her ölçekteki işletme, operasyonlarını geliştirmek için önleyici eylemler kullanabilir. Bir ofiste, bu tür düzeltici önlemlerin alınması, günlük idari görevlerin yerine getirilmesi bakımından verimliliğin arttırılmasına yardımcı olabilir. Üretim tesisleri, ekipmanın bozulma olasılığını en aza indirmek veya mal üretiminde kullanılan hammaddelerin kirlenmesini önlemek için önleyici tedbirler alabilir. Bir ev işi bile, verimliliği azaltan ve gelir akışını olumsuz yönde etkileyebilecek sorunları belirlemek için süreci kullanarak ve gelir seviyelerinin kabul edilebilir aralıklar içinde kalmasını sağlayan süreçler geliştirerek önleyici faaliyetlerin genel kavramından yararlanabilir.
