Bir baskı denetimi genellikle teklif veya sözleşmenin yenilenmesi için bir baskı hizmetleri talebini beklemek amacıyla büyük kuruluşlar tarafından gerçekleştirilir. Bir baskı denetiminin temel amacı, mevcut yazıcı kullanımıyla ilgili ölçümleri, farklı kaynak kaynaklarına erişim yöntemlerini toplamak ve yazdırma faaliyetleriyle ilgili toplam işletme maliyetlerini belirlemektir. Denetim terimi tipik olarak ayrıntılı bir finansal inceleme ile ilişkilidir. Ancak, herhangi bir denetimin asıl amacı, tarafsız profesyonellerin yönetici düzeyinde karar vermelerine yardımcı olmak için bilgi toplamaları ve resmi bir rapor sunmalarıdır.
Uygulanabilir bir müdahalenin sağlanması için bir baskı denetiminin kapsamı sürecin başında açıkça tanımlanmalıdır. Varsayımların hatalı sonuçlara yol açabileceğinden, yazdırma işlevinin veya ilgili bir işin tanımı çok önemlidir. Örneğin, bir baskı denetimi fotokopileri, elektronik belge taramasını ve baskı işlerini veya bu seçeneklerin bir karışımını içerebilir. Diğer firmalarda veya endüstrilerde, baskı tüm dış baskı tedarikçilerini veya broşür, broşür ve ilgili ürünler gibi sözleşmeler içerebilir.
Herhangi bir baskı denetiminde ilk adım kullanım ölçümlerini toplamaktır. Tüm yazıcılarda bir kopya sayacı vardır ve dijital birimler bu bilgileri elektronik olarak saklar. Bazı yazıcılar, çok işlevli birimler olarak bilinir ve yazdırma, tarama ve fotokopi yeteneğine sahiptir. Bu görevlerin her biri için ölçümler ayrı ayrı saklanır. Hem renkli hem de siyah beyaz seçeneklere sahip üniteler, bu iki görevi de daha fazla doğruluk için ayırır.
Kapsamlı bir baskı denetimi, baskı kaynaklarına nasıl erişildiği hakkında bilgi içermelidir. Aynı kuruluş içinde genellikle birden fazla işlem vardır ve bu, erişilen hizmet türlerine bağlı olabilir. Örneğin, modern bir ofis genellikle bir grup insan tarafından paylaşılan tamamen ağa bağlı bir yazıcıya sahiptir. Diğer tesislerde her bir iş istasyonunda ayrı yazıcılar bulunabilir. Büyük baskı işleri veya özel istekler, seçilen satıcı listesine ya da telefon rehberinden rastgele seçilmiş bir listeye gönderilebilir.
Baskı ile ilgili tüm faaliyetlerin toplam işletme maliyeti, herhangi bir baskı denetiminin önemli bir parçasıdır. Bu bilgiler, sabit ekipman maliyetlerini, sarf malzemelerini, onarım servislerini, harici baskı maliyetlerini, elektrik ve alan gereksinimlerini içermelidir. Çoğu firma için, baskı faaliyetlerinin toplam maliyeti oldukça yüksektir ve maliyet tasarrufu önlemleri almak için harika bir yerdir. Toplam işletme maliyetleri ölçülürken, bu birimlerin bakımı ve desteğine adanmış personel zamanı da dahil edilmelidir.
