Bir tedarik sistemi, genellikle tedarik sürecini yönetmek için tasarlanmış bilgisayarlı bir sistemdir. Satın alma, bir işletme veya kuruluş için satın alma faaliyetini tanımlamak için kullanılan bir terimdir. İki tür ana tedarik sistemi vardır: elektronik tedarik ve standart tedarik. Her iki sistem de yaygın olarak bulunur ve genellikle bir kurumsal kaynak planlamasına (ERP) veya muhasebe yazılımı ürününe dahil edilir.
Sağlanan işlevsellik yazılıma göre değişmekle birlikte, tipik bir satın alma aracı satın alma taleplerini, satınalma siparişlerini, mal makbuzlarını ve fatura işlemeyi içerir. Bu temel gereksinimlere ek olarak, çoğu sistem bir dizi raporlama aracı içerir. Yerleşik onay süreçleri, kontroller ve fon yönetimi araçları genellikle daha büyük ürünlerde standarttır.
Öncelikli tedarik kavramı, gelişmiş planlama, planlama ve grup satın alımının maliyet tasarrufu, daha verimli bir işletme operasyonu ve dolayısıyla karlılığın artmasıyla sonuçlanmasıdır. Bu süreci yönetmek için bir satın alma sistemi kullanılır, faturalar için geri dönüş süresi sağlar, toplam harcamaların emtia türüne göre izlenmesi, ayrıca finansal taahhütler ve nakit akışı yönetimi kullanılır. Bir tedarik sisteminin tam olarak uygulanması, sistemin belirli iç kontrollerin ve prosedürlerin uygulanmasını gerektireceği için, genellikle mevcut iş süreçlerinde önemli değişikliklerle sonuçlanır.
Elektronik bir tedarik sistemi, e-tedarik olarak da bilinir. Bu terim, alıcıların Internet üzerinden tedarikçinin kataloglarına erişmesinin yanı sıra elektronik faturaları kabul etmesini sağlayan yazılımı tanımlamak için kullanılır. Alıcılar malzemelerini seçer, satın alma için tahsil edilecek hesapları belirtir ve muhasebe sisteminde bir satınalma siparişi yaratır. İhale ile ilgili tüm faaliyetler elektronik ortamda tamamlanır, evrak işlerini azaltır ve verimliliği arttırır.
Elektronik fatura işleme, seçilen şirketlerin fatura inceleme ve onayını daha da kolaylaştırmasını sağlar. Veriler daha sonra muhasebe sisteminde ödeme için işleme alınmadan önce bir dizi çevrimiçi onay aracılığıyla yönlendirilir. Bu tür bir tedarik sistemi, harcama faaliyetlerini yönetmek için tedarik sözleşmeleri bulunan büyük firmalarda çok popülerdir. Bu firmalar için fatura işleme için personel süresindeki azalma, mükemmel bir yatırım getirisi sağlar.
Standart bir tedarik sistemi, kuruluş tarafından kullanılan muhasebe yazılım paketi ile tamamen entegredir. Tüm satın alma faaliyeti bu modül üzerinden izlenir ve yönetilir, böylece firmanın harcamaları kontrol etmesine ve daha fazla tasarruf için fırsatları izlemesine izin verilir. Raporlar, analizler ve dahili kontrollerin hepsi bu tür bir yazılımın içine yerleştirilmiştir ve en iyi uygulamalar etrafında tasarlanmıştır. Bir tedarik sisteminin uygulanması, operasyonel verimliliği arttırmanın en kolay yollarından biridir.
