Proje yaşam döngüsü, bir projenin tasarım aşamasından kapanmasına kadar olan süreçtir. Bir proje yaşam döngüsünde birçok adım vardır ve proje türüne bağlı olarak bazıları diğerlerinden önemli ölçüde daha uzun sürebilir. Genellikle, projenin genel başarısından sorumlu bir proje yöneticisi vardır. Projenin belirli yönlerinin doğru bir şekilde uygulanmasını sağlamaktan sorumlu ekip üyeleri olarak atanmış çeşitli fonksiyonel alan uzmanları da vardır.
Bir proje yaşam döngüsündeki ilk adım bir gereksinimi tanımlamaktır. Bu ilk adım projeyi ve istenen sonucun ne olacağını tanımlar. Proje yöneticisi atanır ve projenin tamamlanması için geçici bir zaman çizelgesi geliştirilir. Finansman temin edilmediyse, iş gerekçesi ve finansman talepleri iletilir. Ayrıca, proje kilometre taşlarının nasıl ölçüleceğine ve her bir proje yaşam döngüsü adımından kimin sorumlu olacağına karar vermek için toplantılar olabilir.
Proje yaşam döngüsündeki ikinci adım planlamadır. İlk aşamada bir üst seviye plan sunulmuş olmasına rağmen, detaylı aşama ve uygulama planları planlama aşamasında tanımlanmıştır. Her bir teslimat, beklenen bir tamamlanma tarihi ile birlikte belirtilir. İkinci görev başlamadan önce birinci görev yerine getirilmesi gereken gibi birden fazla bağımlılık varsa, genellikle bir Gantt çizelgesi hazırlanır, böylece tüm ekip üyeleri kimin kimin sorumluluğunu aldığını bilir.
Proje yaşam döngüsündeki üçüncü adım yürütmedir. Tüm planların hayata geçirildiği aşama budur. Her takım üyesi kendi görevini yerine getirirken, proje yöneticisi herkesin programda kaldığından emin olmayı gözetir. Proje yöneticisi ayrıca her dönüm noktasının bütçe üzerinde tamamlanmasını sağlamak için bütçeler için kilometre taşlarını izler. Belirli bir görev tehlikede ise, proje yöneticisi ek personel veya para eklemek için ekip üyeleriyle birlikte çalışacak, böylece tüm proje programda kalacaktır.
Bir proje yaşam döngüsündeki son adım yakındır. Bu aşamada, bireysel görevler tamamlanır ve tüm proje onay için sunulur. Proje, yeni bir ürün lansmanı veya gerçek inşaat gibi somut bir şeyse, kapanış, ürünün son müşteriye teslim edilmesini de içerir. Ekip üyeleri proje görevlerinden serbest bırakılır ve normal işlerine geri dönmelerine izin verilir ve proje yöneticisi ekibin zaman çizelgeleri ve bütçelerle ilgili olarak nasıl performans gösterdiğini belirten son bir rapor sunar. Genellikle rapor, mevcut projeden edinilen deneyimlere dayanarak gelecekteki projelerin nasıl geliştirileceğine dair öneriler içerecek, böylece bir sonraki proje yöneticisi neyin iyi çalıştığını ve neyin işe yaramadığını bilecektir.
