Teklif teminat mektupları, tamamlanmış iş teklifleriyle birlikte potansiyel müşterilere gönderilen profesyonel mektuplardır. Bir teklif kapak mektubunun en iyi örnekleri kısa, kişisel ancak profesyoneldir ve katılımcı ile alıcı arasındaki ilişkinin güçlendirilmesini teşvik etmeye yardımcı olur. Kaçınılması gereken bazı yaygın hataların yanı sıra, bu mektupta her zaman bulunan birkaç temel unsur vardır.
Birçok işletme uzmanının yaptığı bir hata, teklifin kapak mektubunu teklifin içeriğini özetlemenin bir yolu olarak kullanmaktır. Birçok teklif şablonu, belgenin sonunda bir özet içerdiğinden, bu gerekli değildir. Aslında, kapak mektubunda bu tip bir detayın dahil edilmesi, alıcının aynı işlemi tekrar tekrar okuması gerektiği bir durum yaratır, bu da değerlendirme sürecini olumsuz yönde etkileyebilecek bir faktördür.
Bir teklif kapak mektubu hazırlarken akılda tutulması gereken en önemli şeylerden biri kısa tutmaktır. Üç ila dört kısa paragraftan oluşan bir organ yeterlidir. Kendiniz için bu tür bir sınır belirlemek, metnin tamamını tek bir sayfada tutmanızı sağlar, böylece ana belgeyle birlikte küçük bir öneriye ne kadar para göndereceğinizi ortadan kaldırmazsınız.
Teklif kapak mektubunun açılması kısa olmalıdır. Teklif teklif sürecine katılmanıza izin verdiği için alıcıya teşekkür etmek için ilk paragrafı kullanın. Teklif ve başvuru süreci için kılavuz olarak kullanmanız için teklif talebinin veya RFP'nin yapısına bir iltifat ödemek de uygundur. Genel olarak, bu teşekkürleri reddetmeden üç ila dört cümle ile gerçekleştirilebilir.
Bir sonraki paragrafınız kişisel ama yine de profesyonel bir şey içerebilir. Teklif mevcut bir müşteriye sunuluyorsa, geçmişte müşteriyle çalışmaktan ne kadar keyif aldığınızı belirtmek uygundur. Teklifin daha önce hiç çalışmadığınız bir şirkete gideceği durumlarda, dikkatinizi telefon görüşmeleri, e-postalar ve birincil irtibat noktanızla kurduğunuz diğer tüm kişiler aracılığıyla kurulan çalışma uyumluluğuna odaklayın. teklifin hazırlanması sırasında. Bu, mektubun fazla kuru kalmamasına yardımcı olurken, fazla kişisel olmaktan da kaçınır.
Teklif kapak mektubunuzu kapatmak için, gelecekle ilgili beklentilerinizi belirtin. Bu, işletmeyi kazanmayı ve yeni müşteri ile uzun süreli bir iş ilişkisinin tadını çıkarmayı dört gözle bekliyor olmanızı içerebilir. Bu paragraf, teklif ettiğiniz mal veya hizmetlerin kalitesine güven göstermeli, ancak rakiplerinize herhangi bir türden atılım yapmamalıdır. Müşteriyi ne kadar iyi yapabileceğinize odaklanın, herkesten ne kadar iyi olduğunuzu değil.
Teklifin kapak mektubunu teklifin kendisi tamamlanana kadar asla yazmayın. Bunun nedeni, alıcıyla mektubunuzun tonunu ve içeriğini etkileyecek son bir dakikalık dakika etkileşiminiz olabilir. Her durumda, mektubunuzun yapısının, alıcının kurum kültürü hakkında bildiklerinize uygun olduğundan daima emin olun ve kelimelerinizi buna göre seçin. Bu faktörü göz önünde bulundurmak, övgülere aşırı derecede açık ya da etkileyici görünmeksizin, iş yapma tarzına olan saygınızı ifade etmenin ince bir yoludur.
