Bir satınalma siparişi faturası, ticari işlemlerde kullanılan bir belgedir. Bu belgenin adı, bir satınalma siparişi numarasının bulunmasından kaynaklanmaktadır. Bu numara daha sonra işlem süresince kullanılacaktır. Herhangi bir zamanda bir alıcı ile satıcı arasında çok sayıda satınalma siparişi faturası olması mümkündür. Böyle bir belge mallar veya hizmetler için kullanılabilir.
Bir sözleşmenin yasal olması için bir teklif ve bir kabul olmalıdır. Bir alıcı ile tedarikçi arasında para ve mal alışverişi bir sözleşmedir. Böyle bir durumda, satınalma siparişi faturası teklif olarak görülebilir, çünkü alıcı belirli bir miktarda belirli bir ürünü belirli bir fiyattan satın almak için isteklidir. Tedarikçi, siparişi yerine getirerek, bir fatura çıkartarak ve ödeme alarak kabul eder.
Bir satınalma siparişi faturası genellikle çok sayıda bilgi içerir. Alıcı, iletişim bilgileri de dahil olmak üzere açıkça tanımlanmalıdır. Buna ek olarak, işletmelerin birden fazla operasyon yerine sahip olabileceğinden, genellikle teslimat adresi için bir alan sağlanmıştır. Satınalma siparişi numarası, normalde belgenin üstünde veya yakınında bulunan çok önemli bir bilgi parçasıdır.
Siparişi veren kişi faturada listelenmelidir. İşlem için geçerli olan özel terimler genellikle dahil edilir. Sipariş, ürün veya hizmetlerin adları, miktar, sku numaraları ve fiyatlar dahil olmak üzere ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir. Alıcı ayrıca vergi, nakliye ve taşıma ile diğer maliyetleri de hesaplayabilir.
Bir satınalma siparişi faturası hem alıcıyı hem de satıcıyı koruyabilir. Alıcının adına, belirli sayıda ürün talep ettiğine ve belirli bir fiyat ödemeyi beklediğine dair kanıtlar var. Satıcı başka ürünler veya hizmetler sağlarsa veya fiyatı artırmaya çalışırsa, alıcı orijinal teklifini kaydeden bir belgeye sahip olacaktır. Satıcı, böyle bir belge olmadan alıcının mal talep edebileceği ve daha sonra bunları kabul etmeyi veya ödemeyi reddedebileceği için korunur.
Önceki siparişlerin doldurulmasından önce bir alıcı yeni sipariş verebileceği için çok sayıda satınalma siparişi faturası olabilir. Örneğin, Charlie'nin Bakımının çatı değiştirmek için bir sözleşme yaptığını söyleyin. Charlie, iş için malzeme istemek için bir satınalma siparişi faturası kullanabilir. O günün ilerleyen saatlerinde Charlie'nin Bakımı bir rıhtım onarımı için başka bir sözleşme yapabilirdi. Bu iş için gerekli olan malzemeler muhtemelen farklı bir satınalma sipariş faturasına yerleştirilecektir.
Bu, satınalma siparişi numarasının önemini vurgulamaktadır. İki taraf iletişim kurduğunda, bu numara genellikle karışıklığı gidermek için kullanılacaktır. Bu, sipariş durumu ile ilgili ne zaman sorgu yapıldığını, geri sipariş bildirimlerinin ne zaman gönderildiğini ve faturaların ne zaman verildiğini içerir.
