Bir satınalma siparişi talebi, satınalma siparişi vermedeki ilk adımdır. Talep, stoğu elle kontrol ederek veya bir yönetim bilgi sisteminden üretilen otomatik bir satınalma talebinden elde edilebilir. Büyük üretim işlemlerinde, satınalma departmanı tesisle aynı bina veya coğrafi bölgeye bile yerleştirilemeyebilir, bu yüzden bileşenleri sipariş etmek için bir satınalma siparişi talep mektubu gereklidir.
Küçük operasyonlar veya "tek kişi gösterir" için, daha pahalı bilgisayarlı stok sistemi yerine görsel bir stok sistemi kullanılır. Belirli bir ürünün envanteri azaldıkça, sahibi yalnızca tedarikçiyi arar ve bir satınalma siparişi talebinde bulunur. İşletme türüne bağlı olarak, sahibi bir kanban veya iki bölmeli sistem kullanabilir; bu, ilk bölmenin boşalması ve ikinci bölmenin çekilmesi durumunda satınalma siparişi talebinin tetiklenmesi anlamına gelir.
Bu tür envanter sistemi, ne zaman ek ürün sipariş edeceğinizi bilmek için envanterin görsel kontrolüne dayanır. Satınalma siparişi talebi tedarikçi tarafından onaylandıktan sonra mal sahibi, ürünü ödemesi için genellikle bir kredi kartı sağlayacaktır. Alternatif olarak, sahibi, satın alınmakta olan ürünü ve ödeme şartlarını ve şartlarını belirten bir kağıt formu olan bir satınalma siparişi verebilir.
Büyük operasyonlar genellikle talep, stok ve satınalma siparişlerini takip etmek için bir yönetim bilgi sistemi veya kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi kullanır. Bu bilgisayar tabanlı sistemler, bir ana zamanlayıcının pazarlama tahminini girmesini sağlayarak çalışır. Sistem daha sonra planlanan ürün oluşturma zamanlamasını mevcut mamuller, süreç içi çalışma ve ham stoklarla karşılaştırır.
Bilgisayar sistemleri, imalat işleminde kullanılan her bir bileşen için tedarikçinin tedarik süresini içeren bir masaya veya dosyaya sahiptir. Sistemin ürün oluşturma zaman çizelgesini envantere karşı karşılaştırması sırasında, tedarikçinin teslimat süresini dikkate alır ve sipariş edilmesi gereken tüm bileşenler için bir satınalma siparişi talebi oluşturur. Çoğu üretim tesisi, tam zamanında (JIT) bir ortamda çalışır; bu, sistemin, bileşenlerin üretim işlemi için gerekli olduklarından hemen önce gelmesini planlayacağı anlamına gelir. Bu işlem, ihtiyaç duyulan depo alanı miktarını azaltır ve envantere bağlı sermaye miktarını azaltır.
Ortaya çıkan satınalma siparişi talebi, tedarik bölümü tarafından bileşen tedarikçilerine gönderilir. Tedarikçiler, bileşen fiyatlandırmasını, minimum sipariş miktarlarını ve teslimat süresini onayladıkları için, satınalma ekibi firma satınalma siparişi verecektir. Satınalma siparişi, tedarikçiye teslimat sırasında ödeme yapılmasını garanti eden bağlayıcı bir belgedir.
