Bilgi talebi veya RFI, potansiyel müşterilerin farklı potansiyel sağlayıcılar tarafından sunulan hizmetler ve destekle ilgili veri toplamasına izin vermek için tasarlanmış ortak bir iş stratejisidir. Belgenin tam formatı, müşterinin elde etmek istediği bilginin türüne ve derinliğine bağlı olarak değişecektir. Genellikle, bilgi talebi, müşterinin talebi birden fazla tedarikçiye sunmasını ve cevapları kolayca karşılaştırmasını sağlayan çok basit cevaplar gerektiren basit bir soru ve cevap belgesidir.
Bilgi talebi, teklif talebi veya RFP talebi ile bazı özellikleri paylaşırken, müşteriler RFI'yı, hangi tedarikçilerin resmi bir teklif sunma daveti almak üzere seçileceğine karar vermek için hazırlanmasında temel verileri toplama aracı olarak kullanma eğilimindedir. Tipik RFI, müşterinin arka planı üzerinde fazla bir şey sağlamaz ve genel iş uygulamalarına, tedarikçiden temin edilebilen mal ve hizmet yelpazesine ve bazen de yayınlanan standart fiyatlandırmaya daha fazla odaklanma eğilimindedir. Buna karşılık, RFP genellikle bu temel bilginin ötesine geçecek, müşteri hakkında ek veriler sağlayacak, hacimli kullanıma dayalı fiyatlandırma talebinde bulunacak ve tedarikçileri müşterinin özel ihtiyaçlarına yönelik çözümlerle yanıt vermeye davet edecektir.
Bu açıdan bakıldığında, bilgi talebi, süreçte bir sonraki adımı belirlemek için değerlendirilip kullanılan bilgi toplama aracı olarak görülebilir. Eğer fikir sonunda uzun vadeli bir sözleşmeye bağlı düzenlemenin kurulması için satıcıları aramaksa, müşteri, teklif talebini istenen temel ürünleri sunan birden fazla işletmeye gönderebilir. Tüm cevaplar alındığında, müşteri daha sonra her bir cevabın faydalarını karşılaştırır ve sonuçta RFP adayları listesini seçilen birkaç kişiye daraltabilir. Bu noktada, bu ön aşamadan başarıyla geçen satıcılar, genellikle bir istek ve potansiyel müşteri tarafından sağlanan belirli bir format kullanılarak bir teklif vermeye davet edilir.
Bilgi talebi, uzun vadeli sözleşmeye tabi anlaşmaların uygulanmadığı potansiyel satıcıları değerlendirmek için temel bir iş süreci olarak da kullanılabilir. Bu senaryoda, RFI, zaman zaman müşterinin ihtiyaç duyabileceği mallar ve hizmetler için en rekabetçi standart fiyatlandırmayı sunan satıcıları belirleme amacına hizmet eder. Örneğin, yerel bir işletme tüm yerel ofis tedarik mağazalarına, hangisinin genel ofis malzemelerinde en düşük fiyat olduğunu, hangilerinin belirli bir miktarın üzerindeyse hacimli indirimler sunduğunu bulmak için bir RFI gönderebilir ve teslimat ücreti olan veya olmayan sipariş veren. Veriler dosyada tutulur ve küçük işletmelerin ihtiyaç duyulduğunda ofis malzemelerinin nereden alınacağı konusunda kararlar almalarına izin verilir.
