Risk kaydı, proje yöneticisi tarafından, projeyle ilişkili tüm riskleri karakterize etmeye çalışan bir iş projesinin başında hazırlanan bir belgedir. Her ne kadar birçok biçimde gelse de, belge genellikle bilgisayar formalarında tablo şeklinde düzenlenir. Her bir özel risk, ortaya çıkma olasılığı, en kötü senaryoda proje üzerindeki etkisi ve ortadan kaldırmak için atılması gereken adımlar ile karakterize edilir. Bu şekilde, etkili bir risk kaydı, belirli bir projedeki tüm olası sorunları ortadan kaldırıldığından emin olmak için tanımlar.
Bir proje yöneticisine, dışarıdan bir müşteri veya daimi bir işveren tarafından belirli bir görev verildiğinde, projenin nasıl gerçekleştirileceğini bulma sürecine başlaması gerekir. Bu sürecin büyük bir kısmı riski değerlendirmek ve mümkün olan her şekilde hafifletmeye çalışmaktır. Bunu başarmanın bir yolu, bir proje sırasında ortaya çıkabilecek tüm olumsuz durumları ve bu durumların ele alınması gerektiği yollarını belgeleyen bir risk kaydının kullanılmasıdır.
Bilgisayarlı bir elektronik tablo kullanmak, bir proje yöneticisinin bir risk kaydı oluşturma işlemini basitleştirmesini sağlar. Bu yöntem nispeten küçük bir pakette çok fazla bilginin bulunmasına izin verir. Aynı zamanda proje yöneticisinin müşterilerinin dahil olduğu riskleri anlamalarını sağlamak için iyi bir yoldur. Sadece belgeye bakmaları, her bir özel riski araştırmaları ve kendisine ekli tüm ayrıntıları görmek için sayfa boyunca takip etmeleri gerekir.
Her risk kaydında yer alması gereken belirli bilgiler vardır. Bunlardan ilki, bazı olumsuz olayların proje üzerinde olumsuz etkide bulunma olasılığıdır. Proje yöneticisi tarafından yapılan kaba bir tahmine dayanarak, gerçekte ortaya çıkma şansı yüzdesi ile ölçülebilir. Bu bilgilerle bağlantılı olarak, proje yöneticisi aynı zamanda belirli bir riskin gerçekleşmesi durumunda yaratacağı olumsuz etkiyi de içermelidir. Bunu yapmak, yöneticinin en zarar verici olası olaylara dayanan kaynaklar atamasına yardımcı olabilir.
Bir risk kaydında yer alan son hayati bilgi, her bir özel riski ortadan kaldırmak için üstlenilen işlemdir. Bu bilgiler genellikle aynı zamanda soruna dikkat etmekle görevlendirilen kişi olan bir "mal sahibi" anlamına da gelir. Eğer risk kaldırılırsa ve bu sonucu hesaba katacak şekilde kayıt cihazı ayarlanmalıdır.
