Kapsam bildirimi, önemli bir işletme veya inşaat projesinin başında bir proje yöneticisi tarafından hazırlanan yazılı bir belgedir. Bu belge, dışarıda bir iş ise müşteriyle veya projenin içeride gerçekleştirilmesi gerekiyorsa sponsorla paylaşılmalıdır. Bir kapsam açıklamasının asıl amacı, projenin amaçlarını, bu amaçlara ulaşmak için atılan adımları ve tüm süreçle ilgili engelleri ve maliyetleri ayrıntılı bir şekilde açıklamaktır. Bu şekilde, projenin tamamlandığında başarılı bir girişim olup olmadığını belirleyen bir kontrol listesi sağlayabilir.
Bir proje yöneticisinin görevi, firmasının işe alındığı her türlü projenin farklı yönleri için bir denetçi olarak hareket etmektir. Projenin büyüklüğüne bağlı olarak, bu, süreç boyunca istişare edilebilecek bir tür hedef ve amaç belirtilmeden görünüşte ezici bir görev olabilir. Bir kapsam ifadesi bu amaca hizmet eder ve yalnızca bir proje yöneticisi için değil, aynı zamanda işi yapan müşterilere de önemlidir.
Birçok madde etkili bir kapsam bildirgesine dahil edilmelidir. Öncelikle, bu projenin yürütülmesinin nedenini belirlemeli ve projeyi düzeltmesi gereken bir tür problem olarak tanımlamalıdır. Projenin yapması gereken herhangi bir ürün ile takip edilmelidir. Bu ürün temelde ilk bölümde tanımlanan sorunun çözümü.
Bu noktadan itibaren, kapsam bildirimi, projenin gereklilikleri ve gerçekleri ile ilgili açıklamalarında daha ayrıntılı ele alınmalıdır. İfade, proje yöneticisinin ekibinin sürece tam olarak ne sağlayabileceği ve ulaşamayacağı şeyin dışında kalan ve bu nedenle başkaları tarafından sağlanması gerektiği konusunda net bir görüntü sağlamalıdır. Bu şekilde, yönetici proje sırasında çalışanlarından tam olarak ne beklenebileceğini belirleyebilir.
Kapsam bildiriminin bir diğer kısmı, hem projenin ne kadara mal olacağı hem de bir tür iş anlaşması olması durumunda, üretmesi gereken para miktarı açısından maliyetlere ayrılmalıdır. Projenin tamamlanmasında, orijinal bildirimin hızlı bir şekilde istişare edilmesi, projenin misyonunun gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine dair hiçbir şüphe bırakmamalıdır. Proje yöneticisi ile müşteri arasında bir tür sözleşme yapar ve doğru yapıldığında her iki tarafa da zarar verebilecek belirsizlikleri ortadan kaldırır.
