Özel bir dergi, belirli ticari işlemleri temsil eden bir şirketin muhasebe defterinin bir parçasıdır. Tarihsel muhasebe defterleri kağıt kitaplardan ve sütun kağıtlarından oluşmaktaydı. Genel muhasebe, bir şirketin özel olmayan işlemlerinin yanı sıra, her bir defter veya özel dergiden alınan toplamları da içerir. Günümüzün iş ortamında, bilgisayarlı muhasebe yazılımı tarihsel muhasebe defterlerinin modern temsilidir. Muhasebe yazılımı paketleri, genel bilgilerin ve finansal bilgilerin raporlanması için özel veya bireysel dergilerin kullanılmasının aynı muhasebe ilkelerine dayanmaktadır.
Özel muhasebe dergileri genellikle bir şirketin bordrosunu, satışlarını, satın alımlarını, nakit makbuzlarını ve nakit ödemelerini kaydetmek için kullanılır. Her özel dergi, belirli, bireysel finansal işlemleri kaydetmek için kullanılan belirli hesaplardan oluşur. Her bir derginin toplamı genellikle ay sonunda şirketin genel muhasebe defterine kaydedilir. Mali tablolar daha sonra genel muhasebe defterinden alınan toplamlar kullanılarak oluşturulur.
Bordro dergileri, çalışanlara işte çalıştığı süre boyunca yapılan ödemelerle ilgili tüm bilgileri içerir. Bu özel dergi aynı zamanda federal, eyalet veya yerel devlet kurumlarına borçlu bordro vergileri ile ilgili bilgileri de içerebilir. Bordro bilgileri muhasebe dönemi boyunca çeşitli zamanlarda kaydedilir; çoğu şirket bu bilgileri ayda iki kez veya çalışanlarına ödeme yapıldığında kaydeder.
Satış günlüğü, tüketicilere veya diğer işletmelere satılan tüm mal veya hizmetleri kaydeder. Bu bilgiler genellikle normal iş operasyonları sırasında işlemler gerçekleştiği için özel bir dergiye kaydedilir. Satış günlüğünde kullanılan hesap sayısı, şirket tarafından satılan ürün sayısına ve kaydetmek istedikleri ayrıntı sayısına bağlıdır. Ofset girişleri genellikle satış dergisi ile müşterilere borçlu olduğu parayı temsil eden kasa fişi kanalı arasında yapılır.
Nakit makbuzlar dergisi, halihazırda şirkete borçlu olan tüm parayı müşteriler tarafından temsil etmektedir. Bu tutar, müşteriden ilk önce işyerinde alım yaptıklarında ödedikleri para ile azaltılabilir. Bu özel dergi, şirketin ödenmemiş alacaklarında ne kadar para bulunduğuna dair bilgiler içerdiğinden şirket için çok önemlidir.
Bir şirketin muhasebe sistemindeki son özel dergi, nakit ödeme günlüğüdür. Bu özel dergi, şirket tarafından yapılan ekonomik kaynakların satın alınması veya işletme girdileri ile ilgili tüm bilgileri içerir. Finansal işlemler, nakit olarak mı yoksa şirket tarafından hesapla mı ödendiğine bakılmaksızın, gerçekleştiklerinde kaydedilir.
