İhale teklifi terimi, tedarik alanında potansiyel tedarikçilerin teklif talebine (RFP) olan cevabını tanımlamak için kullanılmaktadır. Her teklif teklifinin üç yönü vardır: şirkete genel bakış, şartnamelere cevap ve fiyatlandırma. İhale teklifleri, bir tedarik sürecinde yasal olarak bağlayıcı cevaplardır. Sözleşmeleri, RFP'leri, teklif tekliflerini ve kabul koşullarını çevreleyen çok sayıda iş kanunu vardır. Yanıtınızın doğru olduğundan ve karlı bir şekilde tamamlanabilecek bir çözüm sunduğundan emin olmak için zaman ayırın.
Bir teklif teklifinin formatı endüstriye göre büyük ölçüde değişir, ancak hepsinde aynı temel şartlar vardır. Herhangi bir teklif yanıtının en önemli kısmı son teslim tarihleridir. Tüm RFP'lerin belgede açıkça belirtilen bir son tarih ve saati vardır. Bu tarihten sonra gelen hiçbir cevaplar inceleme sürecine kabul edilemez veya dahil edilemez. Sözleşme hukuku bu konuda çok açık ve ihale tekliflerini son teslim tarihinden sonra teslim eden firmalara sözleşme yapılması konusunda birçok firma mahkemeye çıkarıldı. Yargıçlar, teklif teklifini zamanında sunan davacı lehine kararsızca karar verir ve yasal masraflara ek olarak tazminat da verebilirler.
Her teklif teklifinin ilk bölümü, RFP'ye cevap veren şirketin genel bir bakışıdır. Tipik olarak, firma, şirketin gereksinimlerini karşılama yeteneğini belirtmek için benzer büyüklükte veya daha büyük başarılı projelere dikkat çekerek sektördeki arka planı içermelidir. Eğer şirket borsaya kote olmuşsa, bunun basın bültenleri, şirket web sitesi ve üst düzey yöneticilerin bir listesiyle birlikte arka plan bölümüne dahil edilmesi gerekir.
Müdahale bölümü müşteriden en çok dikkat çekecek. Sonuç olarak, nokta için gereksinim noktasını karşılamaya odaklanılmalıdır. Birçok firma, yanıtını biçimlendirmek için RFP yapısını kullanır ve müşteri için karşılaştırmayı kolaylaştırmak için her bir bölümü ilişkilendirir. Yanıtta gereken ek destekleyici belgeler, ek belgeler olarak listelenmeli ve uygun şekilde dizine alınmalıdır. Pek çok firma, cevabın değerlendirme matrisinde işaretli bir madde olarak sunulmasını içerir ve çabayı cevaplayan firma için buna değer kılar.
Fiyatlandırma, genellikle teklifin ayrı bir bölümüdür. Sağlanan birden fazla fiyatlandırma seçeneği varsa, yanıt, farklı alternatif çözümler için fiyatlandırmanın yanı sıra, birincil değeri açıkça belirtmelidir. Pek çok satın alma sözleşmesi, lisanslama veya yıllık bakım gibi yinelenen bir ücret içerir. Bu değer, vade uzunluğunun açık bir göstergesi olan bu bölümde sağlanmalıdır.
İhale teklifinin kabulünü çevreleyen herhangi bir kısıtlama cevaba dahil edilmelidir. Bu, teklifi kabul etmek için zaman çizelgelerini, işin başlangıcına ilişkin zamanlamayı, kaynakların esnekliğini ve diğer konuları içerir. Ödeme koşulları tipik olarak yanıtta da belirtilir, böylece müzakere süreci başlayabilir.
