İletim mektupları, uluslararası ticaret dünyasında yaygın olarak kullanılan belgelerdir. İletim mektubu, menkul kıymetler gönderiminin ayrıntılarını ana hatlarıyla belirtmek için resmi bir belge olarak kullanılır. Taşınan menkul kıymetlerin niteliği hakkında bilgiler, asıl ulaşım aracıyla ilgili verilerle birlikte verilir.
Tipik bir aktarma mektubu, gönderinin menkul kıymetlerinin tanımlanması ve doğrulanmasının kolayca gerçekleştirilebilmesi için gönderinin içeriğini yeterince ayrıntılı olarak açıklar. Aynı zamanda, mektupta menkul kıymetlerin kim tarafından gönderileceği ve devir tesliminin sona erdiği noktada güvenlik gönderisinin kim tarafından alınacağı hakkında bilgiler yer alacak.
Bir gönderim mektubunun sevkıyat için kalkış tarihi, güvenlik sevkıyat işlemini yapan taşıyıcı veya kurye adı ve sevkıyat için öngörülen teslim tarihi hakkında bilgi vermesi alışılmadık bir durum değildir. Detay aynı zamanda hem alıcının hem de satıcının nakliye sırasındaki ilerlemesini takip etmesine izin veren nakliye veya takip numaralarını içerebilir.
İletim mektubunun ana işlevlerinden biri, gerçekleşen işlemin bir anlık görüntüsünü sağlamaktır. Söz konusu menkul kıymetlerin alım fiyatı hakkında nadiren bilgi verilmesine rağmen, aktarma mektubu gönderime dahil olan birim sayısını içerecektir. Ayrıntı ayrıca, genellikle, söz konusu güvenliğin özelliklerinin kısa bir açıklamasını da sağlar; böylece, gönderi içeriğinin, kalkış noktalarındaki yasal makamlarca ve sevkiyat güzergahı boyunca giriş noktalarında doğrulanmasını kolaylaştırır.
Transmittal bir mektubun kullanımı birçok uluslararası ticaret anlaşmasında yaygındır. Bir güvenlik sevkıyatında kullanımla birlikte, bir aktarma mektubu, genellikle başka bir ülkedeki alıcıya teslim edilmek üzere satılan mallar için bir konşimentoya eşlik eder. Ek ayrıntı seviyesi, çeşitli gümrük kontrol noktalarında işlem yapılmasını çok daha kolay hale getirebilir ve böylece malların teslimatında gereksiz gecikmeleri önleyebilir.
