Bir iş akışı izleyicisi, bir işletmedeki veya kuruluştaki iş akışının etkinlik durumu hakkında bilgi görüntüleyen bir tür yazılım programıdır. İş akışı , yapılan işin ilerlemesini tanımlamak için kullanılan terimdir. İşin akışı genellikle sonuca katkıda bulunan bir dizi görev veya süreç tarafından tasarlanır. İş akışını izleyen bir sistem, kurumların ve iş kullanıcılarının yöneticilerine, yapılan fiili iş miktarının yanı sıra bir projedeki genel ilerlemenin ve verimliliğin ölçülmesi gibi çeşitli avantajlar sağlayabilir.
Verimliliği izlemek, kuruluşların veya işletmelerin iş akışı sistemlerini kullanmasının temel nedenlerinden biridir. Verimlilik ve kaynak yönetimi iş dünyasında esastır. İş akışını ve işin nasıl yapıldığının analizini açıklayan bir araç, herhangi bir işletmenin başarısında bir fark yaratabilir. Veri toplama, sıralama ve derleme iş akışı monitörlerinin faydalarıdır. Verileri toplamak ve yorumlamak için bir sistem kullanmak, yalnızca insan hatası olasılığını ortadan kaldırmaz, aynı zamanda zaman kazandırır ve verimliliği artırır.
İş akışı monitörleri, raporlar veya üretkenlik önlemleri gibi işin özel gereksinimlerini karşılamak üzere ayarlanabilir. Çoğu program, işletmenin ihtiyaç duyduğu bilgileri tanımlamak ve toplamak için tasarlanmış bir izleme veritabanına sahiptir. İş akışı izleyicisi, kullanıcıların veritabanı tarafından tanımlanan belirli iş süreçleri hakkındaki bilgileri görüntülemesini sağlar. Bu iş süreçleri daha sonra ekranda görüntülenir ve kullanıcının işin çeşitli alanlarında gerekli iş akışı işlevlerini izlemesini sağlar. Zamanlar, bilgi akışı ve sürecin etkinliği, bu tür bir izleme sistemi ile ölçülebilen şeylerdir.
Bir iş akışı monitörü kullanımıyla birçok temel veri işlevi mümkün olmaktadır. Bu fonksiyonlar aksi takdirde elle izlenmelidir. Bir iş akışı izleyicisi, tanımlanan tüm olaylara veya iş süreçlerine ilişkin günlükleri gösterebilir. Monitör, analiz amacıyla veri toplayabilir ve ticari faaliyetlerin değişikliklerine veya kalite incelemelerine hazırlanmak için temel işletme bilgilerini derleyebilir.
Bir iş akışı monitörü ayrıca, işletme gereksinimlerini karşılamak için özelleştirilip sisteme eklenebilecek çeşitli raporlama araçları ve yazılım paketleri sunar. Bunun bir örneği, belirli bir görevin yerine getirilmesi için geçen sürenin izlenmesi veya çalışanların üretkenliğinin bir üretim hattında izlenmesidir. Üretkenliği azaltabilecek belirli koşulların tespitine izin vermek için iş akışı monitörü ile uyarılar da ayarlanabilir. Uyarılar ayarlayarak, şirket süreçlerle veya verimlilikle ilgili potansiyel sorunları bulma ve düzeltme konusunda proaktif olabilir.
