Bir satın alma numarası, müze, kütüphane veya benzeri bir kaynak gibi bir koleksiyona bir nesnenin ne zaman eklendiğiyle ilgili bilgi sağlayan benzersiz bir tanımlayıcı koddur. Kuruluşların genellikle satın alma numaraları için kendi kodları vardır ve bir nesne el değiştirdiğinde, yeni bir numara atanır. Bu, koleksiyon yönetiminin, araştırmacıların, mal sahiplerinin ve diğer ilgili tarafların yararına envanterdeki nesneler hakkında doğru, ayrıntılı ve yararlı kayıtların tutulması sanatı ve biliminin bir parçasıdır.
Bir edinim sayısındaki hane sayısı değişebilir ve sayı, her biri, öğenin bir koleksiyona girdiği zamanın ötesinde kodlanmış bilgiler sunan birkaç bölüme ayrılabilir. Örneğin, bir kütüphane, bir yılla başlayan kodları kullanabilir, öğe türünü belirten iki basamaklı bir kod içerebilir ve sonra tek tek edinme numarasını belirtmek için üç veya daha fazla rakam ekleyebilir. Örneğin, 200912304 gibi bir sayı, maddenin 2009'da edinildiğini, bir akademik dergi olduğunu ve koleksiyona eklenecek 304. dergi olduğunu gösterebilir.
Bazı koleksiyonlar bunun yerine “erişim numarası” terimini kullanır. Her iki durumda da, bu tanımlayıcı kod, kuruluşun mülkiyeti geldiğinde nesnelerle ilişkili ilk öğelerden biridir. Varışta öğeyi işleyen bir teknisyen bir satın alma numarası üretecek, öğenin kaydına ekleyecek ve mümkünse etiketleyecektir. Bu, öğeye doğrudan bir çıkartma veya vericiyi yerleştirmeyi veya öğenin doğrudan kullanılamaması durumunda birlikte kullanılabilecek bir küratöryel kart oluşturmayı içerebilir.
Maddelerin edinme sayısına ve diğer parametrelere göre, eğer ilgilenirse bakmak mümkündür. Bu sayılar, kendileriyle ilişkili kodu bilen gözlemcilere değerli bilgiler sağlayabilir. Ayrıca, kuruluşların envanteri anlamlı bir şekilde düzenlemek için veritabanlarını hızlı bir şekilde sıralamasını sağlar. Örneğin bir biyostatist, belirli bir yılda bir veritabanına eklenen tüm proteinleri vurgulamak için alanları sıralayabilir.
Toplama kod sistemleri, çift basamaklı bir yıl kodunun karışıklığa neden olabileceği yeni bir yüzyıla girme gibi koleksiyonların ve olayların genişletilmesine yer açmak için esnek olacak şekilde tasarlanmıştır. Örneğin, 1700'lerden bu yana açık olan bir müzede, örneğin “18” gibi bir yıl kodu, 1918 veya 2018 gibi herhangi bir sayıda yılı belirtebilir. kuruluşun çalışması, bu, yeni sınıflandırma sistemi altında koleksiyondaki eski öğelerin doğru bir şekilde girilmesi için uzun bir kayıt işlemine neden olabilir.
