Gerçek maliyet, toplam malzeme miktarı, işçilik maliyetleri ve belirli bir projeye yüklenebilecek doğrudan ilişkili genel giderlerdir. Her iki yaklaşım da belirli bir projenin karlılığını değerlendirmek için sıkça kullanılsa da, gerçek maliyet standart maliyetten farklıdır. Gerçek maliyetlerle amaç, projeyle ilgili maliyetlerin özelliklerini azaltmak ve proje ile ilgili üretim sürecinin aslında optimum verimlilikte çalışıp çalışmadığını belirlemek.
Belirli bir iş veya projeyle ilgili harcamalara bakarken standart maliyet ile gerçek maliyet arasındaki farkı anlamak çok önemlidir. Standart maliyet standart bir değer alır ve bu rakamı kaynakların kullanımını izlemek için kullanır. Bu izleme genellikle saat veya tüketilen birim sayısı şeklindedir ve üretim ile tüketim arasındaki farkı tanımlayabilir. Buna karşılık, gerçek maliyet, üretilen birimlerle değil, yalnızca proje sırasında ortaya çıkan maliyetlerle ilgilidir.
Herhangi bir üretim sürecinin karlılığını değerlendirmek söz konusu olduğunda, gerçek maliyetin belirlenmesi çok önemlidir. Bu üretime bir ay gibi belirli bir süre boyunca katılmanın gerçekte ne kadara mal olduğunu bilmek, aynı dönem için elde edilen gelirin karşılaştırılmasını kolaylaştırır. Fiili maliyet aynı dönemde elde edilen gelir miktarını aşarsa, şirket kârlı bir şekilde çalışıyor demektir. Aksi takdirde, fiili maliyetin bu şekilde hesaplanması, işletme sahiplerini üretim sürecine dahil olan her bir harcamayı daha yakından incelemeye ve maliyetleri düşürmenin ve karlı olma şansını artırmanın yollarını belirlemeye teşvik edebilir.
Fiili üretim maliyetinin belirli bir dönemden önceki dönemlere karşılaştırılması, üretim maliyetinin bir nedenden dolayı arttığı durumları belirlemeye de yardımcı olabilir. Bu artış devam eden bir eğilim olduğunu kanıtlarsa, ilgili faktörlerin her birine bakmak, olan bitenlerle ilgili ipuçları verebilir. Örneğin, bir araştırma, yüksek üretim maliyetlerinin nedeni olarak aşırı miktarda fazla mesai yapılması gerçeğini ortaya çıkarabilir. Bu durumda, işletme, fazla mesainin gerçekleştiğinin nedenlerine yakından bakabilir ve bu artışı telafi etmek için emek kullanımını düzenlemek için daha iyi bir yol olup olmadığını belirleyebilir. Bu açıdan bakıldığında, fiili maliyetin hesaplanması, üretim sürecini verimli tutmaya yardımcı olan değerli bir araç olarak görülmektedir, böylece işlemden mümkün olan en yüksek karı elde etme fırsatını maksimuma çıkarmaktadır.
