Özel rapor, bir kişinin belirli aralıklarla veya rutin raporlamanın bir parçası olarak belirli bir bilgi isteğine yanıt olarak oluşturduğu bir rapordur. Denetim otoriteleri bu gibi raporları çeşitli nedenlerle talep edebilir ve genellikle raporun iş günü sonunda sunulması talebi gibi tamamlanma için bir zaman dilimi sağlayabilir. Bu tür raporların oluşturulmasına yardımcı olacak araçlar, işletmenin niteliğine ve talebe bağlı olarak bulunur.
Latince “ad hoc” ibaresi, raporun belirli bir amaç için devreye alındığı fikrine atıfta bulunarak “belirli bir konuyu kapsar” anlamına gelir. Özel bir rapor isteği, satış verileri, çalışanların performansı vb. Gibi dahili bilgileri içerebilir. Değişen pazar koşulları, tüketici beklentileri ve diğer konular hakkındaki veriler gibi dış bilgileri de içerebilir. Özel bir rapor talebi yapıldığında, raporda ne beklendiğinin detaylı bir tartışmasını içermelidir.
Sekreterlere ve diğer idari personele genellikle bu tür işlerde görev verilir. Ticari yayınları ve haber raporlarını gözden geçirmek gibi şirket veritabanlarından ve dış araştırmalardan veri toplarlar. Yazılım programları genellikle kişilerin hızlı bir şekilde rapor oluşturmak için kullanabilecekleri şablonlara sahiptir. Bunlar, kişiyi sunumunu sıfırdan oluşturmaya zorlamak yerine, çizelgelerin, grafiklerin ve verilerin diğer görsel sunumlarının oluşturulmasına izin vermek için veritabanlarıyla bağlanabilir.
Özel rapor istemenin bazı nedenleri arasında yeni ürün ve hizmetler sunmaya yönelik keşif planları, ön pazar araştırması ve iş uygulamalarının ve planlarının revizyonları için hazırlık yer alabilir. Her durumda, ilk veriler, nasıl devam edileceğine ilişkin karar vermesi gereken personel için bir rehber görevi görür. Özel rapor belirli sorunları tanımlayabilir ve takip edilecek veya önlenecek faaliyetleri vurgulayacaktır. Örneğin, rapor, endüstri standartlarının değişmek üzere olduğunu ve mevcut standartlara uyumu kolaylaştırmak için tasarlanmış bir sisteme yatırım yapmayı yanlış hale getirdiğini gösterebilir;
Özel bir rapor kısa bir süre içinde sipariş edilirken, yine de profesyonel sunum standartlarına uyması gerekir. Buna, yazım hataları, hatalar ve okunabilirlik için prova okuması, belgenin uygun şekilde biçimlendirilmesi ve raporların yayınlanması için şirket tarafından belirlenen iç standartların izlenmesi dahildir. Bir şablona sahip olmak, raporun bilinen bir genel yapıyı takip ettiğinden emin olmak için bilgileri şablona yerleştirmek mümkün olduğundan, bu konuda yardımcı olabilir.
