Bir idari kayıt, bir organizasyonun yönetilme veya yönetilme şekilleriyle ilgili her türlü belgedir. Profesyoneller idari kayıtlarını tutarlar; böylece operasyon geçmişi, toplantılar, müşteriler ve mali geçmişleri olabilir. Bazı durumlarda, yasal amaçlar için bir idari kayıt gerekebilir. Bu belgeler genellikle elektronik olarak saklanır. Bununla birlikte, resmi idari kayıtlar gerektiğinde, profesyoneller onaylı olduklarını göstermek için filigran veya mühürlenmiş kâğıtlara belgeler yazdırabilir.
Bir işletme yöneticisi finansal kararlar almak için bir idari kayıt kullanabilir. Örneğin, belirli bir projenin bütçesini ne kadar bütçelemeyi planlıyorsa, geçmişte ne kadar harcandığını öğrenmek için kayıtlara erişebilir. Finansal idari kayıtlar ayrıca, finansal planlama amacıyla dahili olarak veya harici olarak düzenleyici kurumlar tarafından gerçekleştirilen denetim süreçlerinde kullanılabilir.
İdari bir kaydın tesis yönetimi amacıyla saklanması da yaygındır. Bir yöneticinin güvenlik ve sağlık düzenlemeleriyle uyumlu olmasını sağlamak için tesisleri denetlemesi gerektiği senaryolarda, gerekli önlemleri aldığını kanıtlamak için kayıtlar yardımcı olabilir. Bir tesiste bir kaza meydana gelirse, bir yönetici bedensel zararın herhangi bir hasarından veya durumundan sorumlu olmadığını göstermek için gerekli idari kayıtları üretebilir.
Bir idari kayıt, bir sözleşmeyi takip etme konusunda inanılmaz derecede önemli olabilir. Bir birey, sözleşme şartlarına aykırı bir şekilde davranmakla suçlanırsa, yasal işlem başlatılabilir. Bu durumda, idari kayıtlar bir bireyin masumiyetini veya suçluluğunu kanıtlamak için kullanılabilir.
İdari kayıtlar, genellikle bir işletme veya kurumun, çevre veya halk sağlığı veya güvenliğine zarar verecek şekilde çalışmakla suçlandığı durumlarda kullanılır. Bu gibi durumlarda, bir yargıç bir kuruluşun idari kaydını sunmasını isteyebilir. Bu senaryoda, bir kayıt, yasal yetkililerin bir kuruluşun attığı adımları anlamalarına yardımcı olan bir bildiri izi olabilir. Hakimler bu belgeleri bir örgütün kötü niyetli mi yoksa kaprisli mi davrandığını belirlemek için kullanabilirler.
Bir idari kayıt, yönetsel kararlarla ilgili bilgilere erişimi olan bir kuruluştaki herhangi bir profesyonel tarafından tutulabilir. Bazı durumlarda, yöneticiler ve yöneticiler yapılan toplantı ve eylemlerin kayıtlarını tutan asistanları işe alabilir. Finansal işlemler ve veri girişi gibi dijital olarak izlenen işler idari kayıtlarda da kullanılabilir.
