Bir ülkenin posta servisi tarafından sunulan düzenli teslimat şemaları aracılığıyla bir mektup veya paket gönderilirken, yalnızca alıcı ve gönderenin adı ve adresi zarfın üzerindeki uygun yerlere yazılır, posta kutusuna eklenir ve posta kutusuna postaneye götürür. Ülkenin posta servisi veya başka bir nakliye şirketi aracılığıyla, diğer teslimat hizmeti türleri için, bir hava faturası gönderen tarafından hem kayıt tutmak hem de paket üzerindeki adres etiketi olarak kullanılmak üzere tamamlanan bir dizi evraktır. Kağıt hava faturaları elle doldurulabilir veya bir hesap üzerinden çevrimiçi olarak bir havayolu faturası oluşturulabilir.
Her bir hizmetin hava faturası - örneğin, Amerika Birleşik Devletleri Posta Servisi (USPS), Avustralya Post, Fransa'daki La Poste, Federal Express®, UPS® ve DHL® - yapılandırmada ve kullanılan tam hizmete bağlı olarak biraz farklılık gösterir. Yurtiçi hizmeti uluslararası hizmetlerden ve hizmetin hızından ayırt etmek için genellikle farklılıklar vardır. Örneğin, ekonomi hizmetleri ve öncelikli hizmetler ayrı bir hava yastığı tasarımına sahip olabilir.
Bir hava faturanın tipik bölümleri, gönderen için bir bölüm, alıcı için bir bölüm, gönderi bilgileri, istenen nakliye hizmeti, paketleme bilgileri, özel taşıma hizmetleri, nakliye veya fatura referansı ve ödeme bilgilerini içerir. Ayrıca, her bir faturaya dahil edildiğinde, paketin nakliye sırasındaki ilerlemesini takip etmek ve teslimat bilgilerini tespit etmek için kullanılabilecek bir takip numarasıdır. Gönderen bilgisi, adı, ülkeyi içeren adresi ve gönderenin telefon numarasını içerir. Hesap sahipleri için önceden doldurulmuş hesap ve gönderen bilgileri olan kağıt faturalar mevcuttur. Alıcı bilgisi gönderene benzer: ad, ülke de dahil olmak üzere adres ve telefon numarası.
Hava faturasındaki gönderi ile ilgili bilgiler, paket sayısını, her paketin ağırlığını ve paket boyutlarını içerir. Tarih ve toplam ağırlık, bu bölümde veya hava faturalarının başka bir yerinde olabilir. Paketleme, müşterinin sağladığı paketlemenin yanı sıra, bu taşıyıcının özel paketlemesi arasında çeşitli seçenekleri belirtir. Özel kullanım kuru buz, akşam eve teslimat ve Cumartesi günü teslimat gibi seçenekleri içerebilir. Gönderen aynı zamanda teslimatın sadece muhatabı için imzalanıp imzalanmayacağını da belirtebilir.
Ödeme bilgilerinde birkaç bölüm olabilir. Bir bölümde, gönderen, alıcı veya bir üçüncü taraf ödemeden sorumlu olarak belirtilebilir. Bir üçüncü taraf sorumlu ise, bir hesap numarası gerekli olacaktır. Gönderenin sorumluluğu varsa, hesap numarası ya da nakit ya da çek gibi bir ödeme şekli ya da kredi kartı numarası gerekecektir. Gönderenin imzası da gerekli olabilir.
