Onay iş akışı, devam etmeden veya tamamlamadan önce yönetici gibi başka bir çalışanın onayını gerektiren bir iş sürecidir. Örnek onay iş akışları arasında, baskıya başlamadan önce hukuk departmanından bir üyenin yeni bir reklamı imzalatması veya belirli bir tutarı aşan çalışan harcamaları için yönetici onayı alması gerekir. Birçok şirket onay iş akışlarını otomatikleştirmek için iş akışı yazılımı kullanır.
Onay iş akışları gerektiği kadar spesifik olabilir. Onay iş akışı sürecine ilişkin kriterler arasında işlem tutarları, satışın potansiyel değeri ve görevi yapan çalışan türü bulunabilir. Bir onayı tetikleyebilecek diğer konular arasında bir çalışanın şirket için çalıştığı sürenin uzunluğu veya bir çalışanın gerçekleştirdiği görevin niteliği vardır. Bir onayı tetiklemek için birden fazla kriter birleştirilebilir.
İş akışı yazılımı içinde onay iş akışı bir dizi uyarıyı tetikleyebilir. Onay vermesi gereken kişi e-posta, kısa mesaj, açılır uyarı veya yazılımın içinde bir mesaj alabilir. Onaylanması gereken görev veya belge onaylanana kadar dondurulabilir veya başkaları tarafından düzenlenebilir. Onaylayan, isteği onaylayabilir, reddedebilir veya başka bir çalışana iletebilir. Bazı sistemlerde, bir onay iş akışı birden fazla onay gerektirebilir. Örneğin, bir yönetici bir sözleşmeyi onayladığında, daha sonra bir şirket avukatından onay gerektirebilir.
Onay iş akışı oluşturulurken birden fazla olasılık dikkate alınmalıdır. Örneğin, onayların son tarihleri olmalı, bundan sonra onay isteği başka bir potansiyel onaylayıcıya iletilir. Son tarihler, görevin önceliğini ve diğer bağlı son başvuru tarihlerini dikkate almalıdır. Örneğin, yaklaşmakta olan bir fuar için hazır olması için bir grafiğin Cumaya kadar yazıcıda olması gerekiyorsa, bu grafiğe ilişkin tüm onay iş akışının Cuma gününe kadar tamamlanması gerekir. İş akışı yazılımı aynı zamanda onaylayanların tatillerini ve hasta günlerini de bilmelidir, bu nedenle onay talepleri ortadan kalkmaz.
Bir onay iş akışı, mevcut bir reklam veya işletme iş akışına değer katabilir. Ne zaman ve kimden onay alacağınızı hatırlamak için insan hafızasına güvenmek yerine, belirli koşullar yerine getirildiğinde her zaman onay talep ederek tutarlılık yaratabilir. Onaylı bir iş akışı ayrıca yeni ve deneyimsiz çalışanların bazı masraflı hatalar yapmadıklarını garanti edebilir. Bu, ahlaksız çalışanların sahte satışları işleme koymaması veya yerleşik prosedürleri atlamamalarını sağlamaya yardımcı olabilir.
