Otomatik sekreter, bir ofisteki aramaları yönlendiren bir cihazdır. Bu cihazlar genellikle küçük işletmeler tarafından ofis ve telefonla pazarlama veya yanlış numaralar gibi istenmeyen telefon aramaları arasında temel bir filtre sağlama yöntemi olarak kullanılır. Daha büyük işletmeler, otomatik sekreteri gereksiz kılan, bu işlevi yerine getirmek için sıklıkla gerçek hayattan bir sekretere sahip olacaktır. Bu terim genellikle sanal sekreter ile eşanlamlı olarak kullanılır, ancak ikisi aslında çok farklıdır. Sanal sekreter, işin içinde mevcut olan değil, gerçek bir kişidir.
Çoğu durumda, otomatik sekreter, telefonla duvar arasındaki telefon hattına bağlanan küçük bir kutudur. Bilinen ve onaylanan bir numara hattı aradığında, sekreter aramanın doğrudan telefona gitmesine izin verir. Onaylanmayan, bilinmeyen veya kısıtlanan bir numara aranırsa, otomatik sekreter bunu engelleyecektir.
Genel olarak, bu tür bir müdahalenin otomatik bir sistemin aramayı yanıtladığı ve arayan kişiden temel bilgileri istediği anlamına gelir. Sorularına cevap aldıktan sonra, cihaz bağlı telefonu arayacak ve bu bilgileri alıcıya iletecektir; bu durumda aramayı cevaplama seçeneği vardır. Numara kötü olarak bilinirse veya alıcı çağrıyı reddederse, çağrı sesli postaya yönlendirilir veya bağlantısı kesilir.
Yaygın bir hata, sanal ve otomatik sekreterlerin aynı şey olduğunu varsaymaktır. Sanal sekreter, uzak bir konumdan sekreter olarak çalışan bağımsız bir müteahhittir. Tipik olarak, bu işçilerin bir ev ofisi olacak ve genellikle birkaç farklı şirket için ortak sekreterlik çalışmaları yapacaklar. Yaygın görevler arasında telefona cevap vermek, kayıtlı harfleri veya konuşmaları yazmak ve seyahat düzenlemeleri yapmak sayılabilir.
İki sekreter türü çok farklı olsa da, genel olarak benzer bir metodolojiye sahiptirler. Geleneksel bir sekreterin hem alanını hem de maliyetini kaldırarak, bir işletme çok daha düşük bir ek yük ile çalışabilir. Bu, bir işletmenin geleneksel sistemde iflas edebileceği bir seviyede çalışmasını sağlar. Ayrıca, sanal sekreterin otomatik telefon özelliklerini kullanmak, bir işletmenin daha büyük ve daha iyi organize görünmesini sağlar.
Sanal sekreter durumunda, işlerin dış kaynak kullanımı ek faydalar sağlar. Tek bir işçi, yarı zamanlı bir işe zorlanmak yerine, aynı anda birkaç şirkette çalışabilir. Ayrıca, evden çalışma, küçük çocukları, engelli veya öngörülemeyen programları işgücünde çalışmaya devam etmelerini sağlar.
