İş akışı, bir işletmenin veya çalışanın, müşterilerine bir ürün veya hizmet sağlamak için geçirdiği aşamalardan oluşur. Otomatikleştirilmiş bir iş akışı, bu aşamalara bilgisayarlar veya diğer makineler tarafından desteklendiğinde gerçekleşir. İş akışı sürecini otomatikleştirmek için, önce süreçte yer alan adımları bozmak gerekir. İşletme, iş akışı sürecinin her adımında kesin bir kavrayışa kavuştuktan sonra, otomatik bir iş akışı oluşturmak, iş akışı sürecini iş akışı yönetim yazılımına girmeyi ve ardından işlemi otomatikleştirmeyi içerir.
Otomatikleştirilmiş iş akışının birincil faydaları, çalışanlar için çalışma zamanını düşürmesi ve bu nedenle şirketten tasarruf etmesidir. Otomatikleştirilmiş iş akışı yazılımı raporlama yeteneklerine sahiptir, böylece bir şirket iş yükünü idare etmek için ek personele ne zaman ihtiyaç duyduğunu veya işletmenin kendileri için yaptıklarından daha fazla personele sahip olduğunu belirleyebilir. Otomatik iş akışı, veri girişi veya dosya üzerinde çalışması gereken bir sonraki kişiye dosya teslim etme işlemlerini manuel olarak ortadan kaldırır. Bunun yerine, ilk görev tamamlandıktan sonra, otomatikleştirilmiş iş akışı sistemleri bir sonraki görevin bir sonraki kişisini uyarır ve sürece dahil olan herkes aynı bilgilere erişebilir.
Kullanımdaki otomatik iş akışına bir örnek, hastanenin örneğidir. Otomatikleştirilmiş iş akışında, bir resepsiyonist bir hastayı bekleme odasındaki sisteme kontrol ettiğinde, hemşire bilgisayarda bir hastanın beklediği ve hangi odada olduğu konusunda bir uyarı alır. Hemşire hastadan bilgi topladıktan ve bilgisayara girdikten sonra, doktor hasta hakkında ve hastanın hangi odada beklediği konusunda bir uyarı alır. Hemşire ve doktor bilgi girdiğinde, otomatik iş akışı bilgileri hasta yükünü yöneten resepsiyon görevlisine geri getirir.
Bu örnekte, otomatikleştirilmiş iş akışı, personelin hasta verilerini bilgisayar sistemine veya hasta dosyasına defalarca girmesini önler - resepsiyonist hastayı kontrol ettiğinde, hemşire hastayı gördüğünde ve doktoru tekrar gördüğünde. Bu, hastanın bekleme süresini azaltır, çünkü resepsiyonist check-in sırasında hasta bilgisine girdikten sonra, bilgi otomatik olarak hemşirenin bilgisayarına ve hemşire hasta hakkında herhangi bir ek bilgi girdikten sonra tekrar doktora iter. Bu otomatikleştirilmiş iş akışı, hastaneye daha fazla verimlilik sağlar ve sonuç olarak hastalar için daha iyi bakım sağlamasına izin verir.
