Bir şey, tarihsel öneme sahip olduğunda veya geleceğe kadar sürmesi beklenen bir değer biçimi olduğunda kalıcı bir değere sahip olduğu söylenir. Sanatçıların manifestoları ve edebi eserleri dahil olmak üzere birçok sanatsal belgenin değeri kalıcı olsa da, bu terim aynı zamanda yasal ve ticari belgeler için de kullanılır. Bir belgeyi saklama nedenleri çeşitlidir, ancak bunlar genellikle yeni, devrim niteliğinde olan veya gelecekte yararlı olması beklenen bilgileri içeren belgeyi içerir. Ortalama olarak, kalıcı değeri olan belgeler, yapılan tüm belgelerin yüzde 5'inden azdır. Belgelerden sorumlu kuruluşlar normalde hangi belgelerin değerli olduğunu belirlemez; bu genellikle arşivcilere bırakılır.
Birçok belge türünün kalıcı bir değere sahip olduğu söylenebilir. Bu terim edebi eserler ve çizimler için kullanılabilse de, daha çok ticari ve yasal belgeler için kullanılır. Bu belgeler yapıldıktan hemen sonra değerleri için nadiren toplanır; arşivciler, etkilerinin ne kadar kalıcı olduğunu, bu belgelerin gerçek arşiv değerine sahip olup olmadığını belirlemek için genellikle birkaç yıl beklerler.
Normal belgeler kalıcı değere sahip sayılmaz; yalnızca olağanüstü belgeler daha sonra kullanılmak ve araştırılmak üzere kalıcı olarak arşivlenir. Bunun gerçekleşmesi için pek çok neden var, ancak genellikle belgeler belgelerin vazgeçilmez veya devrim niteliğindeki bilgileri içermesinden kaynaklanıyor. Örneğin, söz konusu konuyu başka mahkemelerin görüşünü önemli ölçüde değiştiren bir mahkeme kararını ayrıntılandıran yasal belgelerin kalıcı bir değere sahip olduğu düşünülecektir; Ortak bir dava ile ilgili yasal belgelerin kalıcı bir değere sahip olduğu düşünülmeyecektir.
Çok az sayıda belgenin kalıcı bir değeri olduğu düşünülmektedir, çünkü çoğu belge, belgeleri iş yapmak için iş veya ofis için yararlı olsa da, genel olarak dünya için yararlı olmayan ortak olayları detaylandırmaktadır. Ortalama olarak, oluşturulan tüm belgelerin yüzde 5'inden daha azının arşiv değeri olduğu kabul edilir. Diğer belgeler birkaç yıl bir işletme tarafından arşivlenebilir, ancak genellikle artık kullanılmadıklarında imha edilirler. Kuruluş belgeleri kalıcı olarak arşivlenmiş halde tutsa bile, yalnızca bir arşivleme kurumu değerinin üzerinde anlaşırsa, kalıcı değere sahip oldukları kabul edilir.
Bir belgeden sorumlu kuruluş onu kalıcı bir değer için seçebilirken, bu nadirdir. Arşivciler genellikle hangi belgelerin gelecek için yararlı olduğunu bulmaktan ve belirlemekten sorumludur. Bir arşivci ekibi genellikle bu kararı bir belgenin bilgilerini, kalıcı etkisini ve belgenin değerli bilgiyi ilk bulan kişi olup olmadığını inceledikten sonra verir. Değerli bilgileri ilk olarak bildirmeyen bazı belgeler arşivlenir, ancak genellikle değerli olarak kabul edilmezler.
