Envanter sayımı, belirli bir envanterde bulunan her bir öğenin fiziksel sayısının yapılmasını içeren bir işlemdir. Sayımlar, herhangi bir iş ortamında her tür envanterde yaygın olarak kullanılır. Envanter sayımının amacı, tüm envanter kayıtlarının doğru olmasını sağlamaktır. Fiziksel sayım ve kayıtlar aynı fikirde olmazsa, şirket politikalarına ve uygulanan tüm yasalara veya düzenlemelere uygun prosedürler bu farklılıkları uzlaştırmak için kullanılmalıdır.
Envanter sayımının en yaygın kullanılan formlarından biri, döngü sayımı olarak bilinir. Tekstil şirketleri veya elektronik üreticileri gibi imalat firmaları tipik olarak, üretim makinelerini çalışır durumda tutmak için el altında tutulan büyük miktarda hammadde, mamul mal ve stok ve malzeme stokuna sahiptir. Bu stokların her birinde döngü sayma yaklaşımı, envanterin bir kısmının yılın her ayı veya çeyreğinde fiziksel olarak sayılmasını sağlar. Bu, fiziksel envanterin yıl boyunca artımlı olarak uzlaştırılmasını sağlar ve yıllık tam fiziksel stok sayımı yapıldığında uzlaşma sürecinin en aza indirilmesine yardımcı olur.
Üretime dayalı birçok firmada, makine parçaları ve sarf malzemeleri sahada tutulmakta ve malzeme kodları olarak bilinen kategoriye ayrılmaktadır. Kodlar genellikle üretim tesisindeki belirli bir departmanla ve bu bileşenlerden veya sarf malzemelerinden yararlanan makine tipi ile ilgili olarak yapılandırılmıştır. Her bir bileşen için kodun son kısmı normalde parçanın üreticisi tarafından atanan parça numarası ile ilgilidir. Bir döngü sayımı yaparken, belirli sayıda malzeme kodu seçilmekte ve her madde fiziksel olarak sayılmaktadır. Fiziksel sayım envanter listesine yansıyan sayımdan az ya da çok olduğunda, bir not alınır ve sonuçta tutarsızlığı hesaba katan uygun belgeler yapıldıktan sonra, gerçek sayım ile uzlaştırılır.
Envanter sayımı yapmak iki önemli nedenden ötürü esastır. İlk olarak, sayı bir veya daha fazla makinenin yedek parça gerektirdiği ve bu parçaların fiziksel envanterde bulunmadığı durumları önler. Sonuç olarak, üretim süreci daha kısa sürede ertelenir ve üretim seviyeleri daha kolay bir şekilde karşılanabilir. Aynı zamanda, doğru bir sayımı sürdürmek, gerekenden daha büyük bir envanteri toplama şansını en aza indirir ve bu daha büyük envanterden daha büyük bir vergi yükü oluşturur.
