Otomatik posta, büyük hacimli postaları nispeten kolay bir şekilde işlemeyi mümkün kılan bir iş aracıdır. Bazı şirketler, posta işlemlerini bu ölçekte ele almak için ekipman ve personelden yararlanırken, diğer şirketler bu işlevleri özellikle doğrudan posta kampanyalarını yönetmeye odaklanan, posta parçalarının müşterilere düzenli dağıtımı ve devam eden diğer projeler için dış kaynak kullanmaktadır. Otomatik postanın amacı postayı hızlı ve verimli bir şekilde işleme koymak ve böylece her birimin oluşturulması ve dağıtılmasıyla ilişkili masrafları azaltmaktır.
Otomatik posta kullanmanın bir örneği, doğrudan posta kampanyası oluşturma ve yürütmedir. Mektup veya kartpostal gibi büyük hacimli promosyon parçalarının gönderilmesi sürecini hızlandırmak için, gönderici genellikle parçaları gönderilmek üzere adreslemek, sıralamak ve başka şekilde hazırlamak için elektronik yöntemlerden yararlanır. Bunlar arasında e-posta tarama, kampanyanın bir parçası olarak yardımcı faks ve e-posta mesajları oluşturma ve bu elektronik formatların doğrudan posta parçalarıyla birlikte dağıtılması var.
Bilgisayar yazılımı posta etiketleri oluşturmak veya alıcıların adlarını ve adreslerini parçaların kendilerine yazdırmak için kullanılır. Ayırma makineleri, parçaları posta koduyla ayırmayı mümkün kılar; bu da toplu posta ücretlerinden yararlanmayı kolaylaştırır. Pek çok otomatik posta stratejisi, sıralama işleminin bir parçası olarak uygun posta miktarını uygulamak için lazer baskı teknolojisini de kullanır ve parçaların nispeten kısa bir sürede postalamaya hazır olmasını sağlar.
Otomatik postanın yararı, aynı parçaları elle hazırlamak için harcayacağınız zaman diliminde on binlerce posta parçasını hazırlamanın ve göndermenin mümkün olmasıdır. Posta parçalarının niteliğine bağlı olarak, otomatik araçların kullanılması bir işletmenin birkaç iş günü içinde on ila on beş kişilik bir ekibin işleyebileceğinden bir saatte daha fazla parça işlemesini sağlar. Bu, şirket için önemli tasarruflar sağlamanın yanı sıra, operasyonun diğer önemli yönlerine odaklanmak için değerli personel kaynaklarını serbest bırakma anlamına gelir.
Bazı şirketler kendi posta sıralama tesislerini kendi bünyesinde kurmayı tercih ederken, diğerleri doğrudan posta kampanyalarını ve diğer toplu postaları yönetmek için otomatik posta hizmetlerini kullanmayı seçmektedir. Bu şirketlerin birçoğu, müşterileri için listelerinin yanı sıra önceki kampanyalar için hazırlanmış belgelerin ispatlarını da tutarlar. Bu, müşterinin önceki toplu postalardan gelen unsurları kullanarak nispeten düşük bir maliyetle hızlı bir şekilde yeni bir doğrudan posta kampanyası hazırlamasını mümkün kılar. Bu hizmetlerin çoğu baskı, prova, adresleme, postalama ve hatta postaneye teslimatı içeren parça başına sabit bir ücret talep ettiğinden, postalama projesinin maliyetini birkaç dakika içinde hesaplamak çok kolaydır.
Otomatik posta servisi kullanmanın bir başka avantajı, birçok teklif için indirim yapılmasıdır. Müşteri aynı parçanın daha fazla kopyasını göndermeyi seçtiğinde, postalama başına oran azalır. Bu, şirketlerin doğrudan posta reklamcılığına ilişkin maliyetlerini daha da artırmasına, hatta mevcut müşterilere posta parçalarını sürekli olarak göndermesine olanak sağlayabilir.
