Teklif alımı, bir ürün veya hizmeti arayan şirketlerin, diğer şirketlerin veya bireylerin, istenen ürünü veya hizmeti sağlama hakkını kazanmak için rakip teklifler sunmalarına izin verdiği bir sistemdir. Bu süreç aynı zamanda "teklif çağrısı" olarak da bilinir, çünkü ürün veya hizmete ihtiyaç duyan şirket, en iyi teklifi vermeleri için tedarikçileri çağırır. Teklif alımı, genellikle ürün veya hizmet arayan şirket için satın alma temsilcisi tarafından yapılır. Bu kişi kazanan teklifin tedarikçilerine sözleşme yapma yetkisine sahiptir.
Üçüncü şahısların ürünlerine veya hizmetlerine güvenen şirketlerin çoğu, bir teklif tedarik departmanına sahiptir. Bu şirketler arasında, imalat şirketleri veya bilgisayar montajcıları veya satıcıları gibi bitmiş ürünlerini üretmek için hammaddeye ihtiyaç duyanlar yer alır. Teklifleri talep eden şirket, her teklifin gerekliliklerini teklif talebi (RFP) olarak adlandırılan bir belgede özetleyecektir. Teklif talebi, teklif sahiplerinin tekliflerini sunmaları için takip etmesi gereken prosedürü ana hatlarıyla belirtir. Bu genellikle tedarikçinin bir ürün veya hizmeti tedarik edeceği fiyatı ve teslim edileceği süreyi içerir.
Hükümet kurulumları, genellikle ihtiyaç duydukları herhangi bir ürün veya hizmet için adil teklifler almak için teklif tedarik sistemini kullanır. Bu, herhangi bir sözleşmenin verilişinde uygunsuzluğun bulunmadığından emin olmak içindir. Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri Genel Hizmet İdaresi (GSA), teklif tedarik sistemini çalıştıran birkaç bölüme sahiptir. GSA, tüm iletişim fırsatlarını ve bunlarla ilişkili teklif talimatlarını listeleyen bir web sitesine sahiptir.
Çoğu teklif tedarik sistemi, kazananın en düşük fiyat olmasını ister. Bununla birlikte, bazı sistemler, teslimatın zamanlaması, tedarikçinin temerrüt olasılığı ve tedarikçi kredisi gibi değişkenlerin kombinasyonuna dayanır. Bir teklif vermek için, potansiyel bir tedarikçinin yalnızca teklif teklifini isteyen şirkete kaydolması ve teklifini sözleşmenin özel kurallarına ve kurallarına göre hazırlaması gerekir.
Kazanan teklif veren, teklif tedarik yöneticisi tarafından bilgilendirilir ve resmi olarak sözleşmeyi imzalar. Tedarikçi, ürün veya hizmetini teslim etmek için belirli bir süre ayırır. Ürün veya hizmet zamanında teslim edilemezse, temasın geçersiz olduğu ilan edilebilir ve teklif satın alma süreci yeniden başlatılır. Zamanında teslim edemeyen tedarikçi genellikle aynı sözleşme için daha fazla teklif vermekten diskalifiye edilir.
