İş süreci yönetimi terimi, bir işletmedeki her bir pozisyonun işlevlerini tamamlamak için takip edilen görev ve prosedürlerin nasıl yapıldığını açıklamak için kullanılır. İş sürecinin yönetimi genellikle bölüm başkanının veya takım yöneticisinin sorumluluğundadır. Düzenli olarak düzenlenmiş bir sektördeki büyük bir şirkette, iş süreci yönetimine adanmış bir ofisi olabilir.
İş süreci yönetimi yaşam döngüsünde beş faaliyet kategorisi vardır; tasarım, modelleme, yürütme, izleme ve optimizasyon. Bu kategoriler, ölçek veya sektörden bağımsız olarak tüm iş süreçleri yönetimi için tutarlı bir şekilde uygulanır. Her aktivite sırayla tamamlanmalıdır.
İş süreci yönetiminin tasarım yönü, mevcut sürecin, bilinen sorunların ve ideal bir iş sürecinin tasarımının gözden geçirilmesini gerektirir. Proses tasarımı bilgisayar sistemleri ile sınırlı olmamalı, ancak kişiler arası süreçleri, sistemlerle insan etkileşimini ve sistem bağlantılarını sistem bağlantılarına dahil etmelidir. Yeni tasarımın standart işletim prosedürünü, servis seviyesi anlaşmaları, yürüyen merdivenleri ve süreç iş akışını kapsadığından emin olun.
Modelleme, önerilen iş süreci yönetiminin bir dizi çatırtı analizini içerir. Bu süreçte, personel tasarımın ayrıntılarına ve bir dizi olası senaryo altında tam performans analizine yakından bakar. Bu faaliyet, çeşitli kararların iş süreci ve genel iş üzerindeki etkisini test eder.
Uygulama veya uygulama aşaması, tasarım ve modelleme aşamalarında verilen kararların etkisinin hissedildiği yerdir. Çok sıklıkla, iş süreci yönetimi konularını ele almak için sistemler seçilmektedir. Teknolojinin uygun şekilde kullanılması şirket için çok büyük faydalar sağlayabilir, kabul edilen iş süreçleri yönetiminin uygulanmasına yardımcı olabilir ve yeni sürecin kurum genelinde tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlayabilir.
Bir iş süreci yönetim sisteminin gerçek uygulaması hem ölçek hem de maliyet açısından büyük olan karmaşık bir projedir. Bir kurumdaki iş süreci yönetimini geliştirmek, personelin aşina olduğu ve rahat bir şekilde yapabileceği alışılmış iş uygulamalarını ve rutinlerini değiştirmeyi içerir. Bu tür bir değişim asla kolay değildir.
Yürütme aşamasında yapılan değişikliklerin izlenmesi genellikle ihmal edilir. Bu aşamada, belirli bir miktarda “değişim yorgunluğu” ortaya çıkmıştır. Personel, bir organizasyon içinde belirli bir zaman diliminde ancak çok fazla değişikliği emebilir. Bu aşamaya uygun düzeyde kaynak tahsis etmemek, zamanında ayarlama yapmak için kaçırılmış fırsatlarla sonuçlanır. İş süreci yönetim sistemini veya personelin aracın kullanımını ayarlamadaki gecikmeler, hatalar ve zaman içinde para kazanmanın yanı sıra, işletme riskini de artırır.
İş süreçleri yönetiminin optimizasyonu genellikle sistemin uygulanmasından altı ila 12 ay sonra başlar, Bu aşamada firmalar personel ve yönetim tarafından süreçte önerilen iyileştirmeleri kabul etmeye başlayabilir. Bu değişiklikler sistemin performansını, değişikliklerin etkinliğini ve iş süreçleri yönetiminin başarısını artırır.
