Hangi ortamın kullanıldığına bakılmaksızın, kötü iş iletişimine katkıda bulunan birkaç faktör vardır. İşyerinde sorun yaratabilecek iletişim özellikleri arasında hiçbir şekilde iletişim kurulamaması, kafa karıştırıcı etkileşimler ve duygusal olarak yüklü konuşmalar yer alıyor. Genel olarak, zayıf iş iletişimi, şirkete ve çalışanlarına zarar veren ve çalışanların örgütsel hedeflere ulaşmasını önleyen herhangi bir etkileşim yöntemidir.
Kötü iş iletişimi, genellikle bir iletiyi başaramamaktan kaynaklanabilir. Çalışanlar, işlerini doğru yapmak için ihtiyaç duydukları detaylardan haberdar edilmediğinde, verimlilik ve şirket morali üzerinde olumsuz etki yaratabilir. Bazı durumlarda, zayıf iletişim bir güvenlik sorunu olabilir. Anahtar mesajların ilgili çalışanlara iletilmesi için bir sistemin kurulması önerilir. Bu, doğru iletişim yönteminin kullanılmasını, mesajların zamanında iletilmesini ve hangi tür bilgilerin iletilmesinden kimin sorumlu olduğunu net bir şekilde ifade etmeyi içerir.
Ne zaman bilgi paylaşılacağını veya neyin paylaşılmaya uygun olduğunu bilmemek de kötü iş iletişimine neden olabilir. Ekonomik gerileme, işten çıkarmalar veya şirketteki önemli değişikliklerle ilgili çok fazla ayrıntı açığa çıkarmak bazen üretken olabilir, ancak çok fazla gizlilik güvensizlik atmosferi yaratabilir. Çalışanların döngü içinde hissetmelerini sağlamak için yeterli bilgiyi açığa vururken, gizli tutulması gereken bilgileri korumak genellikle kabul edilebilir bir uzlaşmadır.
Başkalarının çalışmalarına aşırı müdahale, başka bir kötü iş iletişimi biçimi olabilir. Tabana çok sık dokunmak, gereksiz konuşmalarda zaman harcayarak verimliliği etkileyebilir. Ayrıca iş arkadaşlarının sorumluluklarını yerine getirme konusunda güvenilmez olduklarını hissettirir. Düzenli toplantılar veya kısa check-inler düzenlemek, çalışanların da yeterince etkileşimde olmalarını sağlarken iletişim sıklığını yönetmeye yardımcı olabilir.
Bağlanmak için yanlış ortamı kullanmak, zayıf iş iletişiminin bir başka özelliğidir. İster e-posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla olsun, bir iletinin etkinliği genellikle iletilme biçimine bağlıdır. Örneğin, zamana duyarlı olmayan küçük bir istek en iyi şekilde bir e-posta ile ele alınabilir, ancak genellikle çatışma veya aşırı ayrıntılı istekleri ele almanın uygun bir yolu değildir. Bu farklı ortamları kullanmanın temellerini kapsayan bir şirket politikasına sahip olmak yararlı olabilir, ancak en etkili yöntem şirket kültürünü anlama ve bu modele uyum sağlama eğilimindedir.
