DEMAT olarak da bilinen kaydileştirme, finansal kayıtların tutulmasını sağlamak için fiziksel dokümantasyon kullanımından uzaklaşan bir süreçtir. Bunun yerine kaydileştirme, her türlü finansal işlemi takip etmek için elektronik kayıt tutma araçlarından yararlanmaktadır. Yazılım uygulamalarıyla etkin bir şekilde yönetilebilen belge yelpazesi, temel muhasebe kayıtlarından hisse senedi sertifikalarına kadar her şeyi içerir.
Bu yaklaşımın elektronik muhasebeleştirmedeki en büyük avantajlarından biri, bilançoların ve diğer muhasebe belgelerinin kopyalarının fiziksel olarak saklanması gereğinin artık mevcut olmamasıdır. Tarama teknolojisi sayesinde, elektronik muhasebe kayıtlarındaki satır öğelerine referans sağlayan destek belgelerinin elektronik kopyalarını yapmak bile mümkündür. Her şey bir sabit sürücü veya sunucuda kolaylıkla barındırılabilir. Kayıp veya bozulmaya karşı korunmak için, yedekleme dosyaları kolayca yapılabilir ve saha dışında saklanabilir.
Temel muhasebe kayıtları ile birlikte kaydileştirme, fiziki stok sertifikalarına duyulan ihtiyacı ortadan kaldırmayı da mümkün kılmaktadır. Stokların elektronik kopyaları kolay erişim için arşivlenebilir. Hissedarın stokların hızlı bir şekilde kopyalanması gerektiğinde, e-posta veya korumalı bir FTP iletimi gibi elektronik yöntemlerle erişilebilir ve iletilebilir.
Kaydileştirme, yetkili kişilerin aynı anda aynı belgelerle çalışmasını da sağlar. Fiziksel defter tutma yöntemleriyle, iki kişinin bir defada kitaplar üzerinde çalışması çoğu zaman zordur. Muhasebe süreci tamamen elektronik olduğunda, birkaç kişi aynı anda farklı işlevleri gerçekleştirebilir. Bir ekibin yeni faturalar yaratması, geçmiş faturalar için aldığı ödemeleri göndermesi ve aynı anda çok çeşitli raporlar hazırlaması mümkündür.
Kayıtsızlaştırma sürecinin kullanıcılara çeşitli şekillerde fayda sağlayabileceği konusunda hiçbir şüphe yoktur. Kayıt tutma işlemi çok daha az alan gerektirir, uzak konumlardan kolaylıkla erişilebilir ve birden fazla kullanıcının aynı anda muhasebe kitaplarına erişmesine izin verir. Şu anda, herhangi bir şirketin veya kuruluşun kolaylıkla kaydileştirilmenin tam bir statüsünü kazanmasına yardımcı olabilecek ücretsiz muhasebe ve finansal kayıt yazılım paketlerinin yanı sıra ücrete dayalıdır. Muhasebe yazılımı söz konusu olduğunda, bir bireyin veya şirketin bir sanal kitap seti oluşturmasını sağlayan çevrimiçi ürünler de vardır. Ürünün sunucularına güvenli bir şekilde yüklenen yetkili kişiler, aktif bir İnternet bağlantısı olan herhangi bir konumdaki kayıtlara erişebilir ve bu belgelerle çalışabilir.
