Belge birleştirme, yeni bir belgeyi derlemek veya birleştirmek için önceden var olan belgelerin bölümlerini kullanarak elektronik belgeler oluşturma işlemidir. Bu işlem manuel olarak yönetilebilir veya şablonları yeni kaynakları birleştirme aracı olarak veri kaynaklarıyla otomatik olarak birleştirmek için çeşitli yazılım türleri kullanabilir. Bu süreç, yeni bir sözleşme yaratılmasından yeni bir satış kampanyası için mektup hazırlamaya kadar her şeyle başarıyla kullanılabilir.
Belge montajının asıl işlemi, kelime işlem yazılımının yeni belgeyi oluşturmak için temel araç olarak kullanılmasını içerir. En basit yaklaşımında bu, projenin başlangıç noktası olarak boş bir belge kullanılmasını içerir. Derleyici daha sonra halihazırda depoda olan diğer kelime işlem belgelerini açar, yeni belgenin amacına uygun bölümleri veya bölümleri bulur. Ardından, yazılım ürününe dahil olan araçlar, derleyicinin istenen metni eski belgelerden kopyalamasını ve aynı metni yeni belgeye yapıştırmasını sağlar. Derleyici, yapıştırılan tüm bölümleri tek bir tutarlı ve mantıksal bilgi akışına bağlamaya yardımcı olmak için yeni metinler ekleyebilir, yazı tipi boyutlarını, renklerini ve türlerini yeni belgenin amacına uyacak şekilde ayarlayabilir, daha sonra gerekli olana kadar kaydedebilir ve saklayabilir dağıtım için.
Doküman montaj işlemi manuel olarak ele alınabilse de, veri saklamadaki verileri otomatik olarak almak ve yeni dokümana aktarmak için gelişmiş yazılım seçeneklerini kullanmak da mümkündür. Örneğin, bir satış ekibi mevcut bir müşteri tabanına yeni bir ürünün piyasaya sürüleceğini bildiren mektuplar hazırlamak isterse, yeni mektup şablonunun gövdesi, bir satış broşüründen metin ithal edilerek birleştirilebilir. Başka bir belge, şirket mastheadinin elektronik kopyasını sağlayabilir. Projeyi tamamlamak için, belge montaj yazılımı satış veritabanına erişir ve müşteri adlarını ve adreslerini yeni mektup şablonundaki uygun alanlara alır. Bu noktada, mektuplar tüm müşterilere e-posta olarak basılabilir veya gönderilebilir.
Doküman montajının faydalarından biri, yaklaşımın çok fazla zaman kazandırabilir olmasıdır. Örneğin, dağıtılmak üzere çok sayıda satış mektubu hazırlamak, ele alınması ve yazdırılması gereken harflerin miktarına bağlı olarak saatler hatta günler alabilir. Montaj işlemini yürütmek için yazılımı kullanarak, aksi takdirde tüm gün sürecek bir proje iki saat veya daha kısa sürede tamamlanabilir. Bu açıdan bakıldığında, belge montajı verimliliğin artırılmasına yardımcı olur ve bu da işin daha kârlı olmasını sağlar.
