Etkin stok, bir işletmenin elde elinde bulundurduğu toplam stok tutarıdır, ayrıca sipariş edilen ama henüz alınmamış olan stok miktarıdır. Bir işletmenin, raflarda görülebilen şeye dayanarak fazla tahmin etmeden veya küçümsemeden stok ihtiyaçlarını belirlemesinin bir yoludur. Birçok işletme, etkili stok seviyelerini takip etmeyi kolaylaştırmak için bir muhasebe sistemine entegre edilmiş bir bilgisayar tabanlı envanter sistemi kullanır.
Envanter yönetimi, envanter sahibi olan herhangi bir işletme için en önemli operasyonel süreçlerden biridir. Herhangi bir noktada, bir şirketin nakdinin önemli bir kısmı envanterine bağlanabilir. Raflarda ve depoda çok fazla stok bulundurulması, bu envata harcanan paranın reklamcılık gibi diğer işletme ihtiyaçları için uygun olmadığı anlamına gelir. Eldeki çok küçük bir stok, ürünlerin stokta olmadığı için müşterilerin hemen alışveriş yapamayabileceği anlamına gelir.
Bir işletmeyi etkin bir şekilde yönetmek için personel, talebi karşılamak için herhangi bir zamanda elinizde ne kadar stok bulundurulması gerektiğine karar vermelidir. Bu karar her bir işletmeye özeldir ve ürünlerin ne kadar hızlı sattığına ve tedarikçilerin bir yenileme siparişini ne kadar çabuk doldurabileceğine dayanır. Doğru stok devir hızının ve uygun stok seviyelerinin belirlenmesi, işletmelerin aylar önce satılmadan önce raflarda oturabilecekleri stokta nakit para toplamak yerine, diğer kullanımlar için nakit bulundurmalarını sağlar.
Bir işletme envanter süreçlerini yönetir ve değerlendirirken, envanter kontrol sistemi üzerinden eldeki işlemleri takip eder. Ayrıca muhasebe sistemi aracılığıyla tedarikçilere verilen siparişleri izler, böylece envanter maliyetlerinde ne kadar ödediğini bilir. Bu iki işlemin entegrasyonu, işletmelerin stokun rafta oturup durmadığına bakılmaksızın, etkin stok seviyesini veya satın alınan stok miktarını belirlemesini sağlar.
Teknolojik gelişmeler işletmelerin envanter ve muhasebe sistemlerini yönetme şeklini değiştirdi. Modern sistemler bilgiyi çıkarmayı ve analiz etmeyi kolaylaştıran bilgisayarlı veritabanları kullanır. Örneğin birçok perakende işletmesi, personelin envanteri izlemesine, satışları yönetmesine ve şirketin kitaplarındaki işlemleri kaydetmesine olanak tanıyan entegre bir satış noktası sistemi kullanır. Bu tür bir sistemi kullanan bir işletmede etkin stok seviyesini belirlemek, rapor yazdırmak için basit bir konudur.
İşletmeler hala etkili stok seviyelerini elle belirleyebilirler, ancak elbette biraz daha çaba gerektirir. Personel, önce bir sayım yaparak veya kayıtları kontrol ederek mevcut envanter seviyesini belirlemelidir. Henüz teslim edilmemiş açık stok siparişleri için faturalar çekilmelidir. Bir şirketin etkin stoğunu belirlemek için faturalara yansıyan envanter, eldeki fiziksel envantere eklenmelidir.
