Çalışanların kullanımı, bir şirketin personelini ne kadar verimli kullandığının bir yansımasıdır. Çalışanların belirli görevler ve görevler için ne kadar zaman harcadıklarına bakılarak işdeki boş zamanlarının bir yüzdesi olarak belirlenir. Düşük verimlilik, çalışanların işte boşta olabileceğini ve şirketin parasını karşıladığını gösteriyor. Bu aynı zamanda, sıkılmadan, huzursuz çalışanların işten daha az mutlu olma eğiliminde olduğu için memnuniyetsizliği artırabilir. Danışmanlar, yetersiz kaynaklara sahip şirketlere, insan kaynaklarını daha etkin bir şekilde nasıl kullanacaklarını belirleme konusunda yardımcı olabilirler.
Bu yönetim yaklaşımı, çalışanların faaliyetleri hakkında kesin kayıt tutmasını gerektirir. Şirket, işte harcanan zamanı izlemek için basit bir zaman saati kullanmak yerine, personelden belirli projelerle ilişkili olarak zaman kaydetmesini isteyebilir. Zaman saati hala toplam çalışma saatlerini izler, ancak ayrıntılı günlükler çalışanların ne yaptığını ve ne zaman yaptığını gösterir. Bazı işyerleri bu kaydı diğerlerinden daha fazla kolaylaştırır. Örneğin bir hukuk firmasında çalışanlar faturalandırılabilir saatleri müşteri veya işle takip etmeye alışkındır.
Bir çalışanın kullanım incelemesinde, yöneticiler çalışanların farklı görevler için ne kadar zaman harcadıklarını görebilirler. Az kullanılan bir zamanın, masanın düzenlenmesi ve belirli bir mesleği ilgilendirmeyen ofis toplantılarına katılmak gibi rutin işleri ve bakım faaliyetlerini yerine getirmesi beklenebilir. Bir çalışan boşta veya belirtilmemiş projeler üzerinde çok zaman harcıyorsa, o kişi iyi kullanılmamaktadır. Şirket para kaybediyor olabilir ve çalışanın becerileri iyi bir şekilde kullanılmıyor.
Çalışan kullanımını artırmak için bir araç, çalışanların kişiselleştirilmiş programlar geliştirdiği esnek zamanlamadır. Bu, evden çalışma veya belirli projelerin gereksinimlerine uyacak şekilde saatleri değiştirme fırsatları içerebilir. Belirli becerilere sahip kişiler, kullanım olasılıklarının daha yüksek olduğu bölümlere atanabilir. Yöneticilere ve zamanlayıcılara, daha fazla tecrübe ve eğitimi olan birini gerektirebilecek görevler için genel çalışanlara güvenmek yerine, uzman becerileri olan kişileri kullanmaları hatırlatılabilir.
Uygun proje yönetimi, yetkilendirme ve zamanlama, çalışanların kullanımı için de önemlidir. Bir proje yöneticisi bir proje için uygulanabilir bir program oluşturmazsa, insanlar iş bekleyen çeşitli noktalarda boşta kalabilirler. Bu, bir işi bitirmek için diğer personeli bekleyen insanları veya proje ile ilgili sorunların yol açtığı gecikmeler nedeniyle boşta kalmaya çalışan personeli içerebilir. Bu gibi durumlarda kullanılmazsa, işçileri yeniden atama yeteneği, çalışan kullanımını arttırmaya yardımcı olabilir.
