Çoğu işletme, bir seviyede gizli bilgileri tutar. Ticari sırlar, pazarlama stratejileri veya kredi kartı numaraları olsun, bir işletme, bilgileri yasal olduğu sürece gizli bilgilerini korumak için bir neden ve hakka sahiptir. Birçok işveren, yeni çalışanlardan, çalışanın hem çalışma sırasında hem de sonrasında hiçbir gizli bilgi ifşa etmemesini sağlayan bir iş gizliliği sözleşmesi imzalamasını ister. Bir iş gizliliği sözleşmesine uymayı reddetmek, bazı durumlarda fesih ve hatta yasal işlem gerekçesi olabilir.
İstihdam gizliliği sözleşmeleri, genellikle işe başlamadan önce imzalanır. Bu, çalışanın neye girdiğini bilmesini ve anlaşmanın imzalanması şartıyla işin verildiğini anlamasını sağlar. İşverenler, yeni işçiye sözleşmeyi okumak için zaman ayırdığından emin olmalı ve işteki gizli malzemenin niteliği ile ilgili tüm soruları yanıtlamaya hazır olmalıdır.
Bazı istihdam gizliliği sözleşmeleri, eski istihdam bilgilerini tartışan bir madde içerir. Bu hem işçiler hem de işverenler için çok önemlidir, çünkü her ikisinin de bütünlüğünü korur. Çoğu işletme, bir çalışanın, işi farklı bir pozisyona bıraktıktan sonra bile gizlilik kurallarına uymasını gerektirir; eğer yeni bir işveren bir çalışandan gizliliği başka bir işten ihlal etmesini isterse, etik dışıdır ve bazen yasa dışıdır. Eski çalışan maddesi, çalışanın bu soruları cevaplamak zorunda kalmamasını ve aynı zamanda başka bir şirketin çalışanını işe alarak ticari sır saklamakla suçlanmasını önler.
Bir iş gizliliği sözleşmesi imzalamanın bir çalışanın yasa dışı faaliyetler konusunda sessiz kalması gerektiği anlamına gelmediğini anlamak önemlidir. Etik olmayan şirketlerin çalışanları işten çıkarmalarıyla tehdit etmeleri ve yasadışı iş uygulamalarını yetkililere ifşa etmeleri için dava açmaları alışılmadık olmamakla birlikte, çalışan genellikle bu tür eylemlere karşı yasal yoldan başvurur. Bazı bölgeler yasa dışı uygulamaları uygun makamlara ifşa eden çalışanları korumak için “bilgi uçurucu” yasalar çıkarmıştır.
Bir gizlilik sözleşmesi imzalanırsa, hem çalışan hem de işveren birer kopya almalıdır. Genel olarak, şirket belgeyi, çalışanla ilgili diğer belgelerle birlikte bir personel dosyasında tutacaktır. Uzmanlar, çalışanın kopyasını da asmasını ve kolay gözden geçirilmesi için diğer önemli belgelerle birlikte saklamasını tavsiye eder.
İşverenlere, çalışanlara gizliliğin gerekliliği hakkında hatırlatma yapması önemlidir. Hangi bilgilerin gizli olduğu belli olmayan durumlarda, tüm önemli e-postaları, notları ve “gizli” diğer belgeleri bir hatırlatma olarak kullanmaya dikkat edin. Bu basit madde, yanlışlıkla bilgi sızıntısı oluşmasını önleyebilir.
