Kâr amacı gütmeyen bir faaliyet raporu, kar amacı gütmeyen kuruluşlar için iletişim bilgilerini yasa ile içermelidir ve genellikle insanların kuruluşun ne yaptığını ve buna nasıl katkıda bulunabileceklerini anlamalarına yardımcı olacak diğer bilgileri ve verileri içerir. Yıllık raporlar bu kuruluşların ofisleri aracılığıyla hazırlanmakta ve sıklıkla web sitelerinde yayınlanmaktadır. Ayrıca, bağışçılara genellikle güncel olmaları için yıllık raporlar gönderilir.
Yasal olarak, kar amacı gütmeyen bir yıllık raporda, kurumun adı ve adresi ile birlikte görevlilerinin adları, görev sürelerinin uzunluğu ve kurulun ne zaman ve nerede toplandığına ilişkin bilgiler listelenmelidir. Bu bilgi halkın üyelerine kuruluşa temel bir bakış sunar. Ayrıca halka açık kurul toplantılarına katılmak için bir fırsat sağlar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların faaliyetlerini kendileri görmek isteyen kişiler genellikle bu tür toplantılara katılmakla ilgilenmektedir.
Tipik olarak, kar amacı gütmeyen faaliyet raporu da örgütün misyon ve işlevini gözden geçirir ve geçen yıl yaptıklarından bahseder. Başarılar not edilir ve tartışılır ve yıllık rapor gelecekteki faaliyetler için fikirlerle geleceğe yansıyabilir. Kâr amacı gütmeyen yıllık faaliyet raporu ayrıca, kuruluşun mali kaynaklarının düzenli olduğunu ortaya koyan ve gelir kaynaklarını ve paranın nasıl harcandığını gösteren bilançoları gösteren bir muhasebeciden gelen bir görüş mektubu içeren finansal bilgileri de içermektedir.
Bir bağış listesi tipik olarak listedeki ayni, nakit ve diğer bağış türleri için onaylanan bireyler ve kuruluşlarla birlikte verilir. Kar amacı gütmeyen kuruluşun başından bir mektup da eklenmiştir, genellikle kar amacı gütmeyen faaliyet raporuna giriş niteliğindedir. Mektup, geçen yıldan dikkate değer başarıları vurgulayabilir, bağışçıların ilgisini çekebilecek fıkraları aktarır ve insanlara kuruma katkılarının değerli olduğunu hatırlatır.
İyi yazılmış bir kar amacı gütmeyen yıllık faaliyet raporu sadece insanlara bilgi vermek için değil, organizasyon için bir ilan niteliğindedir. İnsanları bağış yapmaya teşvik eder ve üçüncü taraf gözetiminin kanıtı ve bağışlanan fonların ve malların nasıl kullanıldığının gösterilmesi gibi bağış yapma konusunda kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlayacak bilgileri sağlar. Raporda, kişilerin raporu okuduktan sonra bağışları postalamak için kullanabilecekleri ve kuruluşun yayınladığı yayınları listeleyebileceği ve kuruluşun dergilerini, kitaplarını ve diğer yayınlarını okumak isteyenlere bir sipariş formu sağlayabilecekleri eklenebilir.
